W 2014 roku będzie miała miejsce znacząca zmiana przepisów o podatku VAT. Jak wpłynie to na pracę użytkowników systemów Comarch ERP i czy systemy te są w pełni dostosowane do nowej rzeczywistości prawnej? W dzisiejszym artykule chciałbym podzielić się przemyśleniami po zorganizowanym przez nas seminarium „Zmiany w VAT a systemy Comarch ERP”.
Na początek warto po krótce odnieść się do nowelizacji ustawy o VAT. Jak podczas seminarium wskazywał zaproszony przez nas ekspert – dr Krzysztof Biernacki – zmiany, które mają wejść od początku 2014 roku, nie są aż tak przełomowe, jak można by przypuszczać. Wiele z nich zwyczajnie rozszerza paletę możliwości w stosunku do dotychczasowego stanu prawnego (np. moment powstania obowiązku podatkowego). Oznacza to, że część firm może nawet nie odczuć różnicy.
Zdaniem Krzysztofa Biernackiego konieczne jest przede wszystkim uświadomienie pracowników, których działania mogą mieć wpływ na obowiązek podatkowy (np. wystawiających faktury). Większego znaczenia nabiorą również przepisy cywilnoprawne, dotyczące umów zawieranych z kontrahentami, a także same umowy, ponieważ może z nich wynikać np. moment powstania obowiązku podatkowego.
Warto podkreślić, że zdecydowana większość wersji systemów Comarch ERP, które posiadają nasi Klienci, jest zgodna z nowymi przepisami prawa. Zgodność tą należy rozumieć jako umożliwianie rejestracji danych o zdarzeniach gospodarczych zgodnie z obowiązującym systemem prawnym.
Nie oznacza to, że wszystkie operacje będą odbywać się w sposób automatyczny i bez świadomości ze strony użytkowników. Niektóre dane będą zależeć od decyzji użytkownika (np. moment powstania obowiązku podatkowego) i trudno oczekiwać żeby system uzupełniał je automatycznie. Można oczywiście wprowadzić pewne ułatwienia i kolejne wersje systemów na pewno będą udoskonalały ergonomię pracy.
Jak zatem najlepiej przygotować przedsiębiorstwo do nowego stanu prawnego? Kluczowe jest przede wszystkim określenie indywidualnych potrzeb swojej firmy, czyli ustalenie jak zmiany wpłyną na jej działalność. W tym celu należy m.in.:
- przeszkolić pracowników (w zakresie terminów wystawiania faktur, momentu powstania obowiązku podatkowego, zasad wystawiania korekt itd.)
- przejrzeć procedury wewnętrzne i dostosować do nowych przepisów
- przeanalizować wydruki indywidualne (np. faktur sprzedaży, faktur zaliczkowych)
- przeanalizować dodatkowe elementy rozwiązania IT, a także infrastrukturę IT
Na potrzeby seminarium, nasi konsultanci porównali elementy decydujące o sukcesie w dostosowaniu firmy do zmian ustawy o VAT w roku 2011 i 2014.
Jak widać, w 2011 roku wystarczyła niemal wyłącznie aktualizacja systemów Comarch ERP. Obecnie jednak zmiana wersji systemu na nowszą ma bardzo mały wpływ i rzadko będzie konieczna (zwłaszcza w przypadku Comarch ERP XL). Decyzji o jej przeprowadzeniu nie powinno się więc podejmować zbyt pochopnie, tym bardziej że nie zawsze jest możliwa lub łatwa do przeprowadzenia. Niesie też pewne ryzyko dla działalności operacyjnej firmy, wynikające chociażby z konieczności poznania nowych funkcjonalności przez pracowników.
Niektórzy z Państwa mogą być w tym momencie zdziwieni, że nie namawiamy do aktualizacji, ale w tym właśnie przejawia się nasze unikalne podejście. Staramy się przede wszystkim być Państwa strategicznym partnerem, doradzającym w jakim kierunku rozwijać systemy, oceniającym obiektywnie zasadność wszelkich zmian i przeprowadzającym własne testy przed dokonywaniem jakichkolwiek uaktualnień systemów. W ten sposób dbamy o to by nasze relacje były efektywne.
Jednym z głównych celów jakie sobie postawiliśmy, jest dostarczanie Państwu merytorycznej wiedzy z zakresu posiadanych systemów informatycznych. Na co dzień wykorzystujemy do tego niniejszy blog oraz biuletyny. W przypadku bardziej rozbudowanych zagadnień, chętnie się z Państwem spotykamy organizując np. seminaria. Zachęcam do czerpania z wszystkich tych źródeł. Dzięki temu będziecie Państwo w stanie optymalnie wykorzystywać wszystkie elementy swojego rozwiązania IT.