Przedsiębiorstwa budowlane, które realizują projekty inwestycyjne niejednokrotnie wcielają się w rolę dewelopera, generalnego wykonawcy, czy zarządcy swoich obiektów. Do tego często łączą te role. Niniejszy artykuł poświęcony jest projektom deweloperskim, na które składa się zbiór wielu powiązanych ze sobą działań, realizowanych wg ściśle określonej kolejności (proces), wykonywanych przez znaczną ilość osób, specjalistów z różnych dziedzin.
Rynek budowlany od jakiegoś czasu wykazuje negatywną dynamikę. W związku z tym przedsiębiorstwa działające w tej branży podzieliły się na dwie grupy. Część przedsiębiorców przyjmuje strategię „przeczekania do lepszych czasów”, są jednak i tacy, którzy wychodzą z założenia, iż czas spowolnienia to dobry moment na uporządkowanie i zautomatyzowanie procesów biznesowych, zachodzących w kluczowych obszarach ich działalności. Coraz częściej podejmujemy więc rozmowy z firmami dewelopersko – realizacyjnymi na temat poprawienia ich efektywności za pomocą optymalizacji rozwiązań IT. Zainspirowana dużą liczbą zapytań, postanowiłam przedstawić konkretne przykłady zastosowania w ww. firmach systemu BPM (Business Process Management), obsługującego procesy obiegu pracy, informacji i dokumentów wraz z wbudowaną warstwą BI (Business Intelligence).
Na potrzeby niniejszego artykułu posłużę się hipotetycznym przykładem projektu deweloperskiego, polegającego na budowie biurowca. W tym przypadku do zadań dewelopera należeć będzie przygotowanie i przeprowadzenie procesu organizacji projektu inwestycyjnego oraz obsługa procesów wynajmu powierzchni biurowych, eksploatacji i zarządzania biurowcem. Narzędziem umożliwiającym uporządkowanie i zautomatyzowanie ww. procesów biznesowych będzie system BMP/Workflow -Platforma Intense.
W odrębnym artykule postaram się przestawić jak ten sam projekt może wyglądać z perspektywy generalnego wykonawcy, odpowiedzialnego za obsługę procesu realizacji inwestycji.
Proces planowania inwestycji
Proces obejmuje działania związane z opracowaniem koncepcji realizacji inwestycji oraz analizą pomysłu. Już w tym momencie zaczyna się rola rozwiązania IT, jako narzędzia usprawniającego zbieranie i weryfikację danych, niezbędnych do podjęcia decyzji w sprawie przystąpienia do realizacji inwestycji. W jaki sposób? Ponieważ, po powstaniu pomysłu na projekt, deweloper wykorzystuje Platformę Intense do zebrania niezbędnej dokumentacji (takiej jak: akty własności, mapy geodezyjne, plany zagospodarowania terenu itp.), zorganizowania jej obiegu w zespole pracującym nad rozwinięciem koncepcji projektu (np. określeniem wielkości inwestycji) oraz dokonaniem jej oceny.
Przykładowy obieg pracy na etapie koncepcyjnym inwestycji:
1. Przesłanie pomysłu z zespołu planowania inwestycji do innych zespołów.
2. Przydział zadań (część z nich generowana jest automatycznie), które sygnalizują poszczególnym osobom konieczność wykonania określonych czynności w ramach procesu, takich jak:
- zbieranie w systemie kolejnych informacji pod kątem inwestycji,
- tworzenie w systemie prognoz, dotyczących wykorzystania potencjalnej inwestycji,
- generowania w systemie analiz danych o potencjalnym zwrocie z inwestycji,
3. Konsultacje między zespołami, a Zarządem (po zebraniu wszystkich danych).
4. Podjęcie decyzji przez Zarząd (w analizowanym przypadku pozytywnej, co skutkuje założeniem w systemie nowego projektu budowlanego).
Co deweloper zyskuje dzięki wykorzystaniu rozwiązania IT? Na tym etapie głównie realne wsparcie procesów decyzyjnych, co ma szczególne znaczenie, gdy w podejmowanie decyzji jest zaangażowany szeroki zespół ludzi.
Proces przygotowania inwestycji
W procesie tym rozwiązanie IT usprawnia obsługę zagadnień technicznych oraz ekonomiczno-finansowych. W jaki sposób? Poprzez wykorzystanie Platformy Intense do:
1. Zarejestrowania wszystkich dokumentów związanych z projektem budowlanym (takich jak np. projekty: architektoniczne, budowlane, drogowe, energetyczne itd.; wypisy z ksiąg wieczystych; akty notarialne; zezwolenia; warunki zabudowy itp.)
2. Zorganizowania obiegu pracy zespołów (złożonych z pracowników różnych działów), odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych czynności w ramach procesu, takich jak:
- organizacja projektu, przygotowywanie umów z gestorami sieci i uzyskiwanie wszystkich niezbędnych decyzji administracyjnych,
- nadzór nad procesem projektowania,
- stworzenie budżetu finansowego oraz pierwszego harmonogramu rzeczowo–finansowego,
- stworzenie biznes planu przedsięwzięcia,
- wygenerowania wniosku o pozwolenie na budowę oraz wszelkich innych wniosków, których rozpatrzenie przez zewnętrzne instytucje jest niezbędne do rozpoczęcia prac (jak np. wniosku o zajęcie pasa drogowego, czy zarejestrowanie dziennika budowy).
Przykładowy obieg pracy w przypadku tworzenia biznes planu projektu:
Zespół ds. planowania inwestycji sporządza wycenę inwestycji pod kątem całkowitych kosztów budowy i przekazuje te dane do zespołu odpowiedzialnego za komercjalizację, który przygotowuje prognozę najmu i przekazuje te dane dalej. Zespół ds. zarządzania nieruchomościami, po otrzymaniu prognoz najmu i przyjęciu wstępnych założeń co do wyposażenia, uszczegóławia prognozę kosztów utrzymania obiektu. Na podstawie tych informacji zespół finansowy przygotowuje biznesplan przedsięwzięcia. Po analizie wszystkich ww. informacji, zarejestrowanych w systemie, podejmowana jest decyzja o terminach realizacji inwestycji.
Na tym etapie deweloper uzyskuje poprawę przepływu informacji i sprawnie zarządza obiegiem dokumentów i spraw. Jest to o tyle istotne, że do projektu są włączane osoby wykonujące również tzw. prace w terenie (np. zespół ds. realizacji projektu jest zazwyczaj złożony z kierownika budowy, branżystów, projektantów branżowych, czy architektów).
Proces realizacji inwestycji
Proces ten obejmuje działania związane z rozpoczęciem i realizacją prac na budowie. Rozwiązanie IT jest teraz narzędziem usprawniającym nadzór nad robotami budowlanymi oraz wspierającym weryfikowanie zaawansowania robót. W jaki sposób? Deweloper w Platformie Intense:
- rejestruje wszystkie dokumenty związane z wyborem podwykonawców i sporządza z nimi umowy,
- w toku realizacji ww. umów generuje z nich elektroniczne protokoły odbioru końcowego/częściowego, na podstawie których podwykonawcy wystawiają faktury,
- organizuje obieg informacji w zespole zaangażowanym w proces (np. dystrybucję protokołów z narad wewnętrznych),
- korzysta na bieżąco z raportów dot. stopnia realizacji umów,
- organizuje obieg pracy dot. budżetu finansowego inwestycji oraz jego uszczegółowienia w rozbiciu na zadania i miesiące ponoszenia wydatków, czyli harmonogramem rzeczowo–finansowym,
- definiuje budżety i plany marketingowe.
Przykładowy obieg pracy w zakresie Harmonogramu Rzeczowo-Finansowego (HRF):
1. Stworzenie HRF przez zespół inwestycji w porozumieniu z innymi zespołami.
2. Odbywanie regularnych (np. cotygodniowych) narad wewnętrznych dot. HRF.
3. Uzupełnianie HRF (w wyniku ustaleń z narad),
4. Regularne aktualizowanie (np. raz na miesiąc) HRF pod kątem stopnia realizacji,
5. Raportowanie do Zarządu realizacji HRF (raporty tworzone są w oparciu o dane pochodzące z HRF oraz dokumentów kosztowych, opisanych pozycjami HRF).
Na tym etapie, dzięki Platformie Intense, deweloper uzyskuje pełen controlling prowadzonego projektu, ponieważ ma możliwość monitorowania stanu i stopnia zaawansowania prac prowadzonych w ramach danego projektu oraz dostęp do bieżącej informacji o budżecie projektu, bez konieczności oczekiwania na wynik księgowy.
Proces wynajmu inwestycji
Proces obejmuje działania mające na celu podpisanie umów najmu. Rozwiązanie IT jest teraz narzędziem usprawniającym obsługę kontaktów z klientem (CRM). Deweloper realizuje w Platformie Intense „typowy” proces sprzedażowy, na który składa się: kontakt z klientem, przygotowanie oferty, prezentacja lokalu, przygotowanie umowy, negocjacja umowy. Dodatkowo, z racji specyfiki działalności, dochodzi dodatkowy etap, tj. dostosowanie obiektu do potrzeb najemcy. Deweloper wykorzystuje więc Platformę Intense także do:
- obsługi zgłoszeń aranżacji,
- optymalizowania obiegu informacji pomiędzy zespołami w zakresie dostosowania lokalu do potrzeb najemcy,
- weryfikacji realizacji zapisów umowy w zakresie przystosowań.
Na tym etapie deweloper zyskuje głównie znaczące usprawnienie i podniesienie jakości obsługi klientów oraz pełną kontrolę nad realizacją procesu sprzedaży.
Proces eksploatacji inwestycji
Proces obejmuje działania związane z bieżącą eksploatacją budynku. Platforma Intense pomaga usprawniać obsługę najemców, głównie poprzez automatyzację pracy w zakresie m.in.:
- zarządzania umowami najmu wraz z automatycznym tworzeniem aneksów do umów oraz ich wersjonowaniem,
- generowania (automatycznie, przy każdorazowych zmianach wartości na umowie) innych powiązanych z umową dokumentów (m. in. pomiar przedwykonawczy, protokół oddania czy rozliczenie opłat eksploatacyjnych),
- obsługi procesów waloryzacji umów (dzięki wykorzystaniu możliwości automatycznego powiadamiania, system na bieżąco odszukuje dokumenty, które podlegają waloryzacji i po zatwierdzeniu generuje odpowiednie pisma wychodzące, które umieszczane są w skrzynce osoby zatwierdzającej, a następnie przesyłane są do fakturowania),
- automatycznego rozbicia kosztów mediów z naliczaniem czynszu i fakturowaniem,
- obsługi zgłoszeń serwisowych (system alertów sam przypomina m.in. o zbliżających się terminach przeglądów).
Na tym etapie deweloper uzyskuje dużą oszczędność czasu i pracy, dzięki automatyzacji skomplikowanych i (do tej pory) bardzo czasochłonnych operacji, które wcześniej były wykonywane przy użyciu arkusza kalkulacyjnego MS Excel. Zaimplementowany system powiadomień odciążył pracowników, redukując do minimum powtarzające się czynności operacyjne z korzyścią dla zadań strategicznych.
Powyższy przykład miał na celu zobrazowanie w jaki sposób wdrożenie Platformy Intense może przyczynić się do usprawnienia i optymalizacji procesów biznesowych, zachodzących w przedsiębiorstwach deweloperskich. Mam świadomość, że nie wyczerpałam tematu, że działalność tych firm wiąże się z wieloma innymi aspektami (jak np. z udziałami w przetargach), ale zapewniam, że je również można zamodelować w systemie. Możliwości jest wiele, bowiem w Insoft Consulting dobieramy rozwiązanie IT, które mogą być dostosowane nie tylko do wymagań określonej branży, ale do indywidualnych procesów biznesowych konkretnych firmy.
Polecam także drugi artykuł, w którym przedstawiam powyższe zagadnienie na przykładzie generalnego wykonawcy.