Kontynuuję rozważania dotyczące zastosowania systemu BPM/ Workflow w firmie dewelopersko – realizacyjnej. Tym razem zgłębię to zagadnienie z perspektywy generalnego wykonawstwa, które jest sporym wyzwaniem, ponieważ wymaga dużej odpowiedzialności za zorganizowanie niezbędnych materiałów, urządzeń i sprzętów, a także zatrudnianie wyspecjalizowanych pracowników i/lub podwykonawców.
W pierwszej części niniejszego artykułu posłużyłam się przykładem projektu inwestycyjnego, polegającego na budowie biurowca. Starałam się wówczas zobrazować w jaki sposób Platforma Intense może być wykorzystana przez dewelopera do przygotowania i przeprowadzenia procesu organizacji budowy oraz eksploatacji i zarządzania biurowcem. A w jakim zakresie system BMP/Workflow może wesprzeć generalnego wykonawcę, odpowiedzialnego za obsługę procesu realizacji inwestycji? Przedstawię to na przykładzie dwóch wybranych procesów biznesowych. Na potrzeby niniejszego artykułu przyjmę, iż generalny wykonawca jest zewnętrzną firmą, wybraną przez dewelopera w drodze przetargu.
Proces obsługi przetargów
W przedsiębiorstwie generalnego wykonawcy Platforma Intense pełni na początku w rolę narzędzia do:
- sprawnego zbierania dokumentacji przetargowej (specyfikacji istotnych warunków zamówienia, ofert – zarówno własnych jak i konkurencji itp.),
- zorganizowania obiegu dokumentacji przetargowej w zespole, pracującym nad dokonaniem oceny oraz podjęciem decyzji w sprawie przystąpienia do przetargu.
Po podjęciu pozytywnej decyzji, dotyczącej wzięcia udziału w przetargu, Platforma Intense zaczyna być wykorzystywana przez generalnego wykonawcę do zorganizowania obiegu pracy przy tworzeniu oferty. Bazą oferty jest rzetelnie przygotowany kosztorys budowy, czyli zbiorcze zestawienie planowanych prac i pozycji kosztowych, takich jak materiały potrzebne na budowę. Przykładowy obieg pracy przy tworzeniu zestawienia materiałów:
Osoba opracowująca kosztorys generuje dokument „Zestawienie materiałów” automatycznie z arkusza budżetowego albo poprzez import z systemu kosztorysującego (np. Norma Pro) czy arkusza kalkulacyjnego i przesyła go, celem uzupełnienia, do działu zaopatrzenia, który:
- uzupełnia indeksy materiałowe;
- dokonuje wyceny wartościowej poszczególnych pozycji;
- w oparciu o historyczne ceny zakupu lub
- na podstawie rozsyłanych zapytań ofertowych i otrzymanych ofert (których skany są załączane do dokumentu);
- uzupełnia ceny oraz dodatkowe informacje (czas realizacji, uwagi itp.);
- informuje osobę zlecającą zadanie o zakończeniu prac.
Osoba opracowująca kosztorys realizuje następnie dalsze prace kalkulacyjne i, na podstawie tych wyliczeń, tworzy ofertę (kosztorys ofertowy wraz z dokumentacją), którą następnie drukuje z systemu, uwzględnieniem standardów przedsiębiorstwa.
W dalszej kolejności, generalny wykonawca wykorzystuje Platformę Intense do automatyzacji skomplikowanych operacji:
- w trakcie negocjacji, kiedy konieczne są modyfikacje lub tworzenie kolejnych wersji kosztorysów, korzysta z funkcjonalności wersjonowania i kopiowania kosztorysów,
- w przypadku pozytywnego rozstrzygnięcia przetargu korzysta z możliwości usprawniania procesu tworzenia umowy realizacji (część pól zostaje uzupełniona automatycznie z ogłoszenia przetargowego) oraz budżetu budowy (który jest tworzony na bazie ostatecznego kosztorysu budowy).
Generalny wykonawca ma świadomość, że pozyskanie nowego zlecenia wiąże się z dużym nakładem pracy, a ewentualne pomyłki czy zaniedbania na tym etapie mogą być niezwykle kosztowne. Dlatego aktywnie analizuje zgromadzone w systemie informacje, dotyczące ofert i wyników ogłoszeń przetargowych. Przykładowe raporty, które generuje z systemu mogą dotyczyć:
- wyników z ogłoszeń własnych,
- ogłoszenia, w których brał udział dany konkurent,
- podsumowania wartości ofert,
- wartości wygranych ofert w stosunku do złożonych (w ujęciu ogólnym lub w podziale na poszczególne działy).
Proces realizacji inwestycji
Po podpisaniu umowy z inwestorem, generalny wykonawca zbiera w Platformie Intense informacje dotyczące nowej inwestycji budowlanej, wraz z powiązaną dokumentacją posegregowaną w zdefiniowanych podkatalogach. Wraz z upływem czasu w drzewie ww. projektu pojawiają się również: harmonogram umowy z inwestorem (który stanowi zbiorcze zestawienie zamówionych przez inwestora prac wraz z ich wartością), umowy z podwykonawcami, faktury, zapotrzebowania, budżet, zestawienie materiałów, zlecenia zewnętrzne, protokoły odbioru robót itp.
Jednak na tym etapie główną rolą Platformy Intense jest wsparcie optymalizacji realizowanego projektu. Generalny wykonawca za pomocą systemu:
- planuje obciążenia zasobów (np. Baza Sprzętu i Transportu) pod projekt (na podstawie zadanych parametrów dat, roboczogodzin i kolejności wykonywania prac),
- rejestruje i dekretuje czasy pracy (Karty Pracy Maszyn, Brygad Roboczych, konkretnych operatorów), korzystając z integracji z systemami GPS rejestrującymi parametry pracy maszyn,
- ewidencjonuje koszty użytkowania zasobów na potrzeby budowy,
- rejestruje usterki i awarie,
- aktywnie zarządza budżetem całego projektu, jak również jego poszczególnymi etapami,
- planuje realizację prac (zarówno przechowuje w systemie informacje o pierwotnym planie realizacji prac jak i tworzy plan kroczący, zawierający rzeczywistą realizację do bieżącego miesiąca i plan na przyszłe okresy).
Generalny wykonawca korzysta również z możliwości raportowania stopnia zaawansowania projektu budowlanego w oparciu o definiowalny budżet, uzupełniany przez kierownika budowy. Przykładowy proces aktualizacji budżetu budowy wygląda tak, że przypisany do budżetu kierownik, po zakończeniu każdego miesiąca, aktualizuje budżet poprzez podanie w kolumnie z danymi robotami wartości procentowej lub ilościowej, określającej wykonanie w okresie rozliczeniowym (miesiącu) lub narastająco (od początku budowy). Podana wartość procentowa, przemnożona przez planowany łączny koszt pozycji, obrazuje rzeczywiste zaangażowanie kapitałowe w daną pozycję.
Wszystkie dane zarejestrowane w ramach procesu stanowią podstawę do budowania przez generalnego wykonawcę zestawień i analiz, zarówno związanych z controllingiem kosztów projektu, jak i bieżącym monitoringiem rentowności wykonywanych przez niego prac budowlanych.
Podsumowanie
We współczesnym budownictwie najważniejsze są: wysoka jakość świadczonych usług i terminowość realizacji. Wymaga to jednak dobrze zorganizowanej pracy wielu zespołów, wspomaganych odpowiednim, dostosowywanym do specyfiki tej branży narzędziem informatycznym. Jednym z proponowanych przez Insoft Consulting systemem, wspierającym optymalizację i pełen controling realizowanych projektów budowlanych, jest Platforma Intense. Wdrożyliśmy ją w kilku przedsiębiorstwach projektowo – budowlanych, które miały aspirację stać się dobrze funkcjonującą, zorientowaną procesowo organizacją. Zainteresowanych szczegółami tej współpracy, zachęcam do kontaktu z nami.