W trakcie podejmowania decyzji o wdrożeniu rozwiązania IT brane są pod uwagę takie elementy jak funkcjonalności systemów, prezentacja podczas spotkania, materiały informacyjne, czy referencje. Zdarza się, że oprócz nich w rozmowach pojawia się kwestia wizyt referencyjnych.
Wizyty te nie mają zwykle charakteru przesądzającego i nie zawsze klienci uznają je za potrzebne. Jednak w niektórych przypadkach, przed podjęciem decyzji, chcą uzyskać dodatkowe informacje o proponowanym rozwiązaniu IT lub jakości współpracy z firmą wdrożeniową (przed, podczas, a także po wdrożeniu).
W takich sytuacjach warto poprosić oferenta o organizację wizyty referencyjnej. Jednocześnie należy odpowiednio się do niej przygotować i zrealizować tak, aby odnieść najwięcej korzyści. W niniejszym artykule podzielę się z Państwem kilkoma wskazówkami jak to osiągnąć.
Jakość ważniejsza od ilości
Wizyty referencyjne wiążą się z poświęceniem czasu nie tylko pracowników odwiedzanego klienta i firmy wdrożeniowej, ale przede wszystkim Państwa. Warto zatem ograniczyć liczbę odwiedzin skupiając się jednocześnie na dobrym ich wykorzystaniu. Zagłębianie się w szczegóły w przypadku przesadnie dużego wachlarza rozwiązań może bowiem namieszać w głowie.
Odwiedzane firmy należy wybierać świadomie również pod względem prowadzonej działalności. Z naszego doświadczenia wynika, że zwykle warto udać się z wizytą do firm wykazujących podobieństwa na innych płaszczyznach niż profil działalności (np. o zbliżonej wielkości, czy realizujących podobne procesy). Są one bowiem zwykle bardziej skłonne do dzielenia się wiedzą niż bezpośredni konkurenci.
Określenie celów
Przed przystąpieniem do wizyty referencyjnej powinni Państwo zdecydować czego chcecie się dowidzieć. Zwykle są to ogólne korzyści biznesowe uzyskane w wyniku inwestycji oraz jakość współpracy z firmą wdrożeniową. Rzadko bowiem istnieje możliwość zagłębiania się w działanie systemu z perspektywy poszczególnych użytkowników. Nie jest to zresztą wskazane, bo systemy na tym poziomie są często dostosowywane do przedstawionych wymagań i u Państwa konkretne operacje mogą być w systemie realizowane zupełnie inaczej.
Odpowiednia reprezentacja
Skład osobowy zespołu wybierającego się z wizytą referencyjną zależeć będzie w dużej mierze od celów jakie Państwo sobie w związku z nią postawicie. Na pewno wskazana będzie obecność osób z wyższego kierownictwa oraz odpowiedzialnych w przyszłości za koordynację wdrożenia. Warto również rozważyć udział osób z działu IT i managerów kluczowych działów, którzy mogą zadawać bardziej konkretne pytania, dotyczące podległych im obszarów.
Należy jednak mieć na uwadze, że im większa będzie Państwa reprezentacja, tym trudniej będzie skupić się na najważniejszych kwestiach.
Na pewno część z Państwa zadaje sobie pytanie czy lepiej na spotkanie referencyjne udać się z przedstawicielami firmy wdrożeniowej, czy bez nich. Wynikać to może z obawy, że w przypadku obecności wszystkich zainteresowanych stron, odwiedzana firma może być mniej skora do mówienia o ewentualnych problemach.
Obecność osób z firmy wdrożeniowej wnosi jednak istotne korzyści. Są oni pomocni w doprecyzowaniu niektórych zagadnień, ale co równie ważne, dzięki znajomości obu stron ułatwiają pierwszy kontakt. Jeśli po wizycie będą Państwo mieli jeszcze jakieś pytania, swobodniej już Wam będzie skontaktować się z poznanymi osobami.
Można również rozważyć próbę samodzielnego kontaktu z innymi, wybranymi klientami firmy wdrożeniowej. Rzadko można jednak uzyskać w ten sposób szczegółowe informacje.
O co pytać?
Jeśli na wstępnym etapie określimy cele, które wizyta ma pomóc zrealizować, łatwiej będzie wyznaczyć listę zagadnień do poruszenia. Warto podzielić je na ogólne korzyści, kwestie codziennej pracy (np. intuicyjność i pewność działania systemu) oraz ważne dla Państwa elementy specyficzne.
Dobrze jest dokonać porównania pytając jak praca odbywała się przed wdrożeniem omawianego rozwiązania oraz co to wdrożenie zmieniło. Dzięki tym pytaniom często dochodzi się do tych rzeczywistych, największych korzyści.
Jeśli zdarzy się, że dostrzegą Państwo jakieś oznaki niezadowolenia w odwiedzanej firmie, warto dokładnie wyjaśnić przyczynę, gdyż nie zawsze problem musi leżeć po stronie systemu lub firmy wdrożeniowej. Może to wynikać np. ze złego określenia potrzeb przez klienta lub nieprzygotowania pracowników, a nie zawsze przyznanie tego przychodzi łatwo.
Ocena efektów
Jeżeli odpowiednio przygotują się Państwo do wizyty referencyjnej oraz w jej trakcie skupią się na określonych, najważniejszych zagadnieniach, łatwo Wam będzie ocenić to co zobaczyliście i usłyszeliście. Warto przy tym jednak wykorzystać swoją intuicję i realistyczne podejście.
Po pierwsze, należy pamiętać, że każde wdrożenie jest inne i fakt, że system sprawdził się w podobnej firmie nie daje Państwu od razu 100% gwarancji sukcesu w Waszym przypadku. Wpływa na to bowiem bardzo dużo czynników, jak np. zakres wdrożenia, budżet, czy specyfika działalności firmy. Nie bez znaczenia są też kompetencje Państwa pracowników i sposób ich współpracy przy wdrożeniu.
Pewną wskazówką w ocenie samej firmy wdrożeniowej może być jej podejście. Jeśli za zapewnieniami, że „wszystko da się zrobić”, nie stoją konkretne realizacje lub odpowiednie doświadczenie, na pewno należy to zweryfikować. Jeżeli firma zadaje dużo, nieraz trudnych, pytań i uczula Państwa na potencjalne zagrożenia, jest duża szansa, że macie do czynienia z solidnym, świadomym partnerem, który wdroży system w sposób przemyślany i dostosowany do Państwa.
Mam nadzieję, że niniejszy artykuł pomoże tym z Państwa, którzy rozważają udział w wizycie referencyjnej w maksymalnym jej wykorzystaniu. Chciałbym jednocześnie zaapelować do osób, które mogą otrzymać prośbę przyjęcia takiej wizyty u siebie. Pamiętajcie proszę, że choć może się to wiązać z pewną niewygodą i koniecznością oderwania się od pracy, to Wasze uwagi mogą pomóc firmie stojącej przed poważnym wyborem. Poza tym, również Państwo możecie odnieść z tego korzyści w postaci ciekawych informacji i przydatnych kontaktów biznesowych.