Dobór i wdrożenie systemu ERP jest bardzo ważnym (jeśli nie koniecznym) krokiem dla nowoczesnego, rozwijającego się przedsiębiorstwa. Ale czy jest decydującym czynnikiem sukcesu danej działalności? Zanalizowaliśmy to na przykładzie jednego z naszych Klientów.
„Wiele elementów, jeden decydujący” – pod takim hasłem wiosną b.r. była realizowana kampania wizerunkowa Comarch S.A., Partnera Insoft Consulting. Kampania przedstawiała odbiorcom wagę posiadania nowoczesnego systemu wspierającego zarządzanie, a także przedsiębiorstwa, które odniosły sukces i takie rozwiązanie stosują. Comarch zaprosił do udziału w kampanii swoich wiodących Partnerów. Oczywiście my również otrzymaliśmy zaproszenie i wzięliśmy udział w kampanii. Mieliśmy tym samym możliwość pochwalenia się ciekawym wdrożeniem systemu Comarch ERP XL w Staples Polska Sp. z o.o., tj. znanym dostawcy produktów biurowych, który ma siedem oddziałów w kraju, zatrudnia ok. 80 osób, posiada asortyment ponad 8000 artykułów, obsługuje ponad 1000 klientów i współpracuje z grupą kilkuset dostawców. We współpracy z Klientem przygotowaliśmy opis wdrożenia systemu ERP (który opublikowaliśmy w Internecie i udostępniliśmy na końcu niniejszego tekstu) oraz grafikę obrazującą naszą współpracę (którą prezentowaliśmy na Gdańskim lotnisku i przedstawiliśmy poniżej).
Komunikacja kampanii Comarch oparta była na przekazie mówiącym, że decydującym czynnikiem sukcesu przedsiębiorstwa jest odpowiednie oprogramowanie do zarządzania nim, tj. przekazie z którym nie do końca się zgadzamy. Dlaczego? Wyjaśnię to poniżej na przykładzie ww. Klienta.
Nasza współpraca trwa już ponad 9 lat. Rozpoczęła się jeszcze w ramach Corporate Express Polska Sp. z o.o., oddziału międzynarodowego koncernu, który po pewnym czasie został przejęty przez Staples Inc. Klient zwrócił się do nas, ponieważ poszukiwał odpowiedniego systemu ERP, który wspomógłby realizację strategii rozwoju przedsiębiorstwa. Po dokonaniu gruntownej analizy potrzeb Klienta zaproponowaliśmy i wdrożyliśmy system Comarch ERP XL. Wdrożenie to było pewnym wyzwaniem z powodu 5 lokalizacji i 35 stanowisk, niemniej zakończyło się zaledwie po pięciu miesiącach. System ERP został uruchomiony w czerwcu 2004 roku. Od tamtej pory skala projektu stopniowo się zwiększała, a nasza współpraca wkraczała na zupełnie inny poziom. Było to w dużej mierze spowodowane przejęciem przedsiębiorstwa Klienta przez dużą korporację. Nowy właściciel wymagał np. zaimplementowania konkretnych rozwiązań IT. Wychodząc naprzeciw potrzebom Klienta zapewniliśmy integrację systemu Comarch ERP XL z, używanym w oddziałach Staples, systemem do zarządzania magazynem WMS (LM7) oraz korporacyjnym rozwiązaniem B2B (Staples WebShop). Wyzwanie to wcale nie było łatwe, szczególnie w przypadku systemu LM7, który jest jednym z najbardziej rozbudowanych rozwiązań na świecie, rzadko spotykanym w Polsce.
Od tamtej pory niejednokrotnie stawaliśmy z Klientem przed decyzją: które potrzeby mogą być przez nas zaspokojone z wykorzystaniem funkcjonalności systemu ERP, a do których powinniśmy zastosować systemy dedykowane. Przykładowo, zdecydowaliśmy się jeszcze na przeprowadzenie integracji systemu ERP z systemem awizacji firmy kurierskiej oraz integrację w zakresie EDI (Elektronicznej Wymiany Dokumentów). Poniżej znajduje się grafika prezentująca szczegóły rozwiązania IT, wdrożonego przez nas w Staples Polska.
Mam nadzieję, że w powyższej grafice czytelne jest to, że podczas tych 9 lat współpracy nie zrezygnowaliśmy ze wsparcia, jakie oferuje system ERP. Jednak, chcąc w pełni zaspokoić potrzeby Staples Polska, przyjęliśmy zobowiązanie zintegrowania systemu ERP z innymi systemami (zarówno Klienta, jak i dostarczanymi przez nas). Dzięki temu, że wynieśliśmy niektóre funkcjonalności systemu ERP do zewnętrznych systemów, zapewniliśmy Klientowi taką elastyczność, która pomagała Staples Polska w osiągnięciu niezakłóconego, znacznego wzrostu, a także w dostosowywaniu rozwiązania IT do standardów korporacyjnych. Uważamy, że jest to decydujący czynnik sukcesu i najważniejsza korzyść, jaką spółka Staples Polska osiągnęła w ramach współpracy z Insoft Consulting.
Opisany powyżej przykład potwierdza trend, który obserwujemy aktualnie na rynku (i to nie tylko w skali międzynarodowej). Dostrzegamy, że dobór i wdrożenie systemu ERP to nadal bardzo ważny (jeśli nie konieczny) krok dla przedsiębiorstwa. Jednak w ciągu ostatnich 20 lat system ERP upowszechnił się na tyle, że jego wykorzystywanie nie gwarantuje już przedsiębiorstwu przewagi konkurencyjnej. Istotniejsze staje się zapewnienie współpracy systemu ERP z innymi aplikacjami, zaspokajającymi indywidualne potrzeby m.in. w zakresie zarządzania magazynem wysokiego składowania (jak w przykładzie powyżej). Dopiero tak zintegrowane rozwiązanie IT może stać się jednym z decydujących czynników sukcesu przedsiębiorstwa. Od czego zależy czy tak się stanie? W naszym przekonaniu od zaangażowania Klienta w projekt, od tego czy będzie ponosił za niego współodpowiedzialność. W przypadku Staples Polska nigdy nie podejmowaliśmy działań „dla Klienta”, tylko „wspólnie z Klientem”, dlatego nasza współpraca nabrała charakteru długoterminowego i trwa już ponad 9 lat.