Posiadane przez firmę rozwiązanie IT jest jednym z jej najważniejszych zasobów. Jeśli ma odpowiednio wspierać realizowaną strategię, warto zawczasu mądrze ustalić podział kompetencji decyzyjnych w zakresie jego wyboru i rozwoju między osoby zarządzające i dział IT.
Dwa punkty widzenia
Osoby zarządzające wyznaczają i egzekwują realizację strategii firmy, a w konsekwencji mają jasną wizję dokąd firma zmierza i jak rozwijać poszczególne obszary jej działalności. Liczą się dla nich proste i skuteczne rozwiązania problemów biznesowych i osiąganie założonych wyników. Z perspektywy firmy doradczo-wdrożeniowej możemy powiedzieć, że w trakcie naszych rozmów osoby zarządzające koncentrują się zwykle na tym jakie korzyści przyniosą nasze działania, jaki będzie budżet i jak wdrożenie wpłynie na bieżącą pracę ich zespołu.
Przedstawiciele działu informatycznego powinni wspierać realizację strategii dobierając odpowiednie elementy rozwiązania IT. W dużej mierze działania te powinny wynikać z ich własnej oceny i inicjatywy. Tymczasem z naszych obserwacji wynika, że na co dzień skupiają się na zapewnieniu sprawności i bezpieczeństwa posiadanego rozwiązania IT oraz danych, a zatem głównie na kwestiach technicznych związanych ze sprzętem, konfiguracją, migracją danych, uprawnieniami użytkowników itp. Często nie starcza im czasu na koncepcje strategiczne.
Przekazanie odpowiedzialności, a zrzeczenie się decyzyjności
Jak w większości dziedzin, także i w zakresie rozwiązania IT istotna jest komunikacja. Opisana wyżej, typowa rzeczywistość pracy informatyków skutkuje brakiem wspólnego pola do dyskusji z osobami zarządzającymi. Może się to jeszcze bardziej pogłębić jeśli osoby zarządzające świadomie wskazują dział IT jako właściwy do wszelkich kontaktów dotyczących posiadanego rozwiązania IT. Warto podkreślić, że w ten sposób przekazują niejako uprawnienia do podejmowania części strategicznych decyzji dotyczących jednego z najważniejszych zasobów przedsiębiorstwa.
Wynika to z faktu, że to osoby z działu IT są w takim wypadku „na pierwszej linii” kontaktu (np. z dostawcami rozwiązań) i to one określają czy konkretne zdarzenie (oferta, prezentacja, pojawienie się nowej technologii) jest okazją i czy jest ono na tyle istotne żeby informować przełożonych. Jeżeli przedstawiciele działu IT nie mają pełnej wiedzy na temat strategii i potrzeb rozwojowych przedsiębiorstwa, trudniej im dokonać takiej oceny. Spoglądając na sytuację bez kontekstu biznesowego, wydatek może wydawać się im jedynie zbędnym kosztem, podczas gdy w rzeczywistości jest opłacalną inwestycją.
Jak podzielić kompetencje w zakresie IT z korzyścią dla firmy?
Jak wskazują powyższe przykłady, osoby zarządzające, którym zależy na optymalnym rozwiązaniu IT, powinny zaangażować się w ten obszar działalności swoich firm. Powinny cały czas pamiętać, że rozwiązanie IT pomaga w budowaniu przewagi konkurencyjnej i uwzględniać jego rozwój w swojej strategii. Aby było to możliwe, nie trzeba od razu zgłębiać wiedzy technologicznej. Wystarczy stworzenie odpowiednich warunków i zachęty do dyskusji o tym, czy posiadane rozwiązanie IT wciąż spełnia swoją rolę w 100% i czy nie warto go dostosować do nowych potrzeb.
Trend w tym kierunku już jest zresztą widoczny za granicą. Wyniki badania przeprowadzonego przez IDC wskazują, że osoby pełniące funkcje biznesowe są już zaangażowane w 58% nowych projektów IT, a prezesi uczestniczą w 56% decyzji dotyczących technologii.
Z kolei przedstawiciele działu IT powinni znać plany osób zarządzających i w taki sposób kierować podległym im obszarem, aby udzielić właściwego wsparcia technologicznego dla realizowanej strategii. Powinni wyrobić w sobie bardziej ogólne spojrzenie, które w trakcie podejmowania decyzji pozwoli im ocenić nie tylko kwestie techniczne, ale również możliwe konsekwencje biznesowe.
Dbanie o szersze spojrzenie informatyków, jest ważne również przy ocenie technicznej strony ewentualnej inwestycji w IT. Dodatkowy nakład pracy, wynikający z konieczności poznawania nowej technologii, czy odpowiadania na większą liczbę pytań użytkowników, łatwiej zaakceptować jeśli dostrzega się korzyści w innych obszarach firmy.
W tym przypadku również można dostrzec pewien trend polegający na tym, że przedstawiciele działów IT są zapraszani do zarządów firm i nawet w podmiotach średniej wielkości powstają stanowiska takie jak CIO (Chief Information Officer).
Liczy się również spojrzenie poza firmę
Im lepiej osoba decyzyjna orientuje się w obecnej ofercie rynkowej i trendach, tym sprawniej i skuteczniej może pozyskiwać narzędzia usprawniające funkcjonowanie firmy. Warto zatem regularnie i otwarcie rozmawiać z dostawcami rozwiązań IT, ponieważ dzięki nim można pogłębić swoją wiedzę o dostępnych produktach i usługach. Ponadto, mają oni świeże spojrzenie na firmę i know-how wynikający ze współpracy z wieloma Klientami.