Przedsiębiorstwa, które przygotowują się do wdrożenia rozwiązania informatycznego, często pytają nas o receptę na sukces tego wdrożenia. Odpowiadamy wówczas, że nie ma uniwersalnej recepty na zagwarantowanie sukcesu takiego projektu, można jednak zwiększyć prawdopodobieństwo jego powodzenia. W jaki sposób? O tym w dzisiejszym artykule.
Jednym z pierwszych warunków, jakie powinny być spełnione przy wdrożeniu rozwiązania IT jest określenie realistycznej definicji projektu, obejmującej: cel, zakres, miary jakości, budżet i harmonogram wdrożenia. Odpowiednio dobrany harmonogram pozwala opracować dokładny plan postępowania.
Warto jednak pamiętać, że każdy plan jest realizowany przez ludzi. Dlatego też w Insoft Consulting każde wdrożenie zaczynamy od wybrania Kierowników i powoływania Zespołów roboczych, przewidzianych do realizacji wdrożenia po obu stronach. Kładziemy duży nacisk na odpowiedni dobór i przygotowanie uczestników wdrożenia. Nawet najlepsza metodyka wdrożeniowa nie pomoże, jeżeli działania nie będą realizowane przez kompetentne osoby. Odnosi się to do obu stron, tj.:
- do firmy wdrożeniowej, gdzie w Zespole roboczym powinni znaleźć się konsultanci o wiedzy biznesowej, jednocześnie dobrze znający wdrażane rozwiązanie IT i sposoby jego konfiguracji,
- do Klienta, gdzie zaangażowane powinny być osoby znające obecnie realizowane w firmie procesy i posiadające równocześnie wizję zmian. Szczególnie odnosi się to do Kierownika wdrożenia, który powinien dysponować atrybutami, niezbędnymi do wypełnienia swoich obowiązków, takimi jak: decyzyjność, czas, kompetencje organizacyjne, znajomość przedsiębiorstwa, czy motywacja.
Bardzo ważny jest również jednoznaczny podział zadań i obowiązków między strony projektu. W realizowanych przez nas projektach Zespół roboczy po stronie Klienta składa się zazwyczaj z osób odpowiadających kompetencyjnie poszczególnym dziedzinom projektu. Przewodzi nim Kierownik wdrożenia, którego rolą jest:
- bieżąca współpraca w zakresie prowadzonego projektu,
- organizacja pracy Zespołu wdrożeniowego Klienta i zabezpieczenie odpowiednich zasobów,
- zatwierdzanie etapów,
- wypracowywanie i akceptacja ewentualnych modyfikacji zakresu i harmonogramu,
- kontrola postępów i analiza ryzyka,
- przygotowywanie informacji dla Zarządu,
- dążenie do sprawnego uruchomienia systemu, przy jednoczesnym maksymalnym zabezpieczeniu interesów Klienta.
Naszemu zespołowi przewodzi Kierownik projektu (project manager – PM), odpowiedzialny za:
- nadzór nad prowadzeniem projektu od strony wykonawczej,
- zgodność wyników pracy z zakresem projektu,
- odbiory etapów,
- zarządzanie harmonogramem, zmianą, jakością i ryzykiem,
- raportowanie do Zarządu.
Kolejnym czynnikiem sukcesu jest pełne wsparcie Zarządu dla projektu. Z doświadczenia wiemy, że brak odpowiedniego zainteresowania ze strony Zarządu w firmie Klienta, często prowadzi do tego, że pracownicy tracą motywację. Dlatego podczas realizowanych przez nas wdrożeń namawiamy Zarządy, aby komunikowały cele projektu oraz dbały o motywację zarówno uczestników, jak i osób nieuczestniczących bezpośrednio w projekcie (pracowników firmy, dla których wdrażany system stanie się narzędziem pracy).
Na koniec, nie mniej ważne są chęć współpracy, aktywność, odpowiednie zaangażowanie oraz poczucie odpowiedzialności Zespołu roboczego po stronie Klienta. Dlatego od początku współpracy uświadamiamy naszych Klientów, że aby zakończyć wdrożenie sukcesem powinniśmy pracować WSPÓLNIE.
Zachęcamy wszystkich menedżerów, planujących wdrożenie rozwiązania IT, aby zwrócili uwagę na te “miękkie” aspekty projektu wdrożeniowego.