W przedsiębiorstwach często pojawiają się potrzeby zrealizowania działań, określanych terminem „projektów wewnętrznych”, czyli realizowanych na potrzeby własne organizacji. Z doświadczenia Insoft Consulting wynika, że sposób, w jaki przedsiębiorstwo nimi zarządza, ma ogromny wpływ na całokształt jego biznesu.
Aby wyjaśnić w jaki sposób, posłużę się hipotetycznym przykładem wielooddziałowego przedsiębiorstwa, które realizuje projekt wewnętrzny, polegający na uruchomianiu oddziału. Wraz ze wzrostem liczby nowych placówek, w firmie tej coraz częściej jest przekraczany czas i budżet otwierania kolejnych. Opóźnienia te powodują duże straty finansowe.
Jakie są przyczyny wzrostu kosztu dotychczasowych realizacji oraz spadku ich efektywności, skoro firma teoretycznie „jakoś sobie radzi”, tj. prace organizuje z wykorzystaniem systemu pocztowego, księgowość prowadzi w systemie finansowo–księgowym, raportuje w arkuszach kalkulacyjnych?
Jeżeli spojrzymy na uruchomienie nowych oddziałów jak na projekty wewnętrzne, zapewne okaże się, że coraz trudniej jest w omawianej firmie zarządzać w jednym czasie wieloma projektami (a coraz więcej placówek jest uruchamianych równolegle). Jednocześnie jest problem ze współdzieleniem danych i wiedzy o projekcie (a liczba osób współpracujących przy projekcie sięga kilkunastu/ kilkudziesięciu). Ponadto, z uwagi na brak jakichkolwiek analiz ryzyka czy opłacalności, problemem jest właściwe określenie priorytetów działań. Przedsiębiorstwo ma również trudności z ustaleniem rzeczywistych kosztów poniesionych w trakcie przygotowania i realizacji projektu oraz rejestracją rzeczywistego czasu pracy (w firmie analizowane są zapisy księgowe z systemu finansowo-księgowego, które pokazują tylko koszt materiałów i usług).
Dla zobrazowania ogromu pracy jakiego wymaga otwarcie nowej placówki, zamieszczam poniżej przykładowy schemat blokowy, przedstawiający podział obowiązków między pracowników poszczególnych działów przy remoncie placówki, tuż przed jej uruchomieniem (a jest to tylko część niezbędnych zadań).
Wyniki analizy wskazują, iż w tym przypadku należy optymalizować planowanie i dobór uczestników projektu, a także podnieść poziom komunikacji w projekcie oraz zakres dostępu do danych projektowych na wszystkich jego etapach. W jaki sposób? Np. wdrażając system do zarządzania projektami jako narzędzia wspierającego proces otwierania nowych placówek poprzez:
- harmonogramowanie i nadzór prac poszczególnych członków zespołu,
- rejestrowanie i ewidencjonowanie umów najmu lokalu, umów z podwykonawcami, oraz dokumentacji wykonawczej i powykonawczej,
- organizację obiegu dokumentów wewnętrznych,
- altertowanie newralgicznych zdarzeń, ewidencjonowanych w systemie.
W omawianym przypadku zastosowanie systemu do zarządzania projektami przyczyniłoby się do wzrostu liczby oddziałów uruchomianych w zakładanym czasie i budżecie.
Powyższy przykład projektu wewnętrznego jest tylko jednym z możliwych. Może nim być również: wdrożenie systemu informatycznego, budowa hali montażowej, modernizacja linii produkcyjnej, wprowadzane nowego produktu na rynek, czy po prostu organizacja jubileuszu działalności przedsiębiorstwa. W dzisiejszej rzeczywistości biznesowej potrzeby ich realizacji pojawiają się niezależnie od branży i skali działania przedsiębiorstwa. Warto, więc dokładnie rozważyć korzyści, jakie może przynieść wsparcie tych przedsięwzięć odpowiednim rozwiązaniem IT.