Przed przeczytaniem tego artykułu na pewno zdążyliście już Państwo zaciągnąć, mniej lub bardziej świadomie (ale raczej mniej), niejaki dług technologiczny. Czym jest i jak do tego w ogóle mogło dojść opisałem w poprzednim artykule. Jeśli dotychczas Państwo go nie przeczytali, zalecam to zrobić przed przejściem do następnego akapitu. Umożliwi to lepsze zrozumienie poniższych porad.
Tradycyjnie rozumiany dług nie musi być zły i wiele firm dobrze prosperuje nawet przy dużym zadłużeniu jeśli ma odpowiednią płynność finansową. Podobnie jest z długiem technologicznym. A ponieważ może on mieć porównywalny wpływ na działalność przedsiębiorstwa, ważne jest by nim odpowiednio zarządzać.
Jak to jednak w życiu bywa – łatwiej powiedzieć, a trudniej zrobić. Już na początku napotyka się bowiem na dwie trudności – pierwszą jest oszacowanie zaciąganego długu, a drugą jego kontrola.
Szacowanie długu technologicznego
W pierwszym artykule zdefiniowałem dług technologiczny jako wszystko to (z zakresu IT), co początkowo przynosi nam pewną korzyść, ale będzie nas „kosztować” do momentu „spłaty”. Proste, prawda?
Brzmi prosto, ale jest niemal bezużyteczne, bo tak ogólne stwierdzenie trudno zastosować w praktyce. Państwo zaś potrzebują konkretu – wysokości długu. Trzeba do tego podejść analitycznie i rozebrać go na czynniki pierwsze.
Dług technologiczny, to inaczej mówiąc, koszt doprowadzenia rozwiązania (np. systemu ERP) nieoptymalnego w długim terminie do stanu, w którym staje się ono optymalne. Trzeba zatem wyjść od określenia czym jest ten „optymalny stan”, następnie ustalić na ile daleko od niego doprowadzi nas rozważane rozwiązanie, a na koniec wyliczyć ile będzie nas kosztować zniwelowanie tej rozbieżności.
Krok 1
Powinni więc Państwo zacząć od spisania wszystkich swoich oczekiwań (stan optymalny). Najlepiej byłoby to zrobić w formie tzw. „specyfikacji wymagań użytkownika”, ale jakikolwiek porządny spis będzie już miał dużą wartość.
Krok 2
Gdy już wiemy czego nam potrzeba, przychodzi czas by ocenić w jakim stopniu rozważany system spełni te oczekiwania. Narzędziem, które pomoże nam to zrealizować w sposób systematyczny, jest analiza przedwdrożeniowa.
Analiza ma też tą ważną zaletę, że pozwala firmie spojrzeć na swoją działalność „z boku” i przemyśleć rzeczywiste cele, a do tego inspiruje do usprawnienia wewnętrznych procesów. Pomaga określić w jakich obszarach i na jak duże kompromisy (a zwykle jakieś są) firma jest skłonna przystać. Na koniec, dzięki niej wdrożenie przebiega znacznie sprawniej i spokojniej, bo obie strony mają większą jasność co do jego zakresu i kolejnych etapów.
Można spojrzeć na kwestię analizy z jeszcze innej perspektywy. Jak wskazuje Edward Yourdon – jeden z pionierów metodologii inżynierii oprogramowania – rozpoczęcie prac z pominięciem analizy i projektowania samo w sobie jest już zaciąganiem długu technologicznego. Konsekwencją jest bowiem zwykle „ustawiczne przerabianie” oprogramowania aby dostosować je do nowych wymagań. Czyli znów – oszczędzamy coś na wstępie, ale ponosimy koszty potem.
Niestety w Polsce firmy mają jeszcze bardzo małą świadomość co do rzeczywistego znaczenia i wartości analiz przedwdrożeniowych. Często panuje opinia, że to zbędny wydatek, bo dostawca i tak w jakimś zakresie zrobi ją przy wdrożeniu. Nie będzie to jednak to samo. Podejmując decyzję warto mieć na uwadze, że jak pokazuje praktyka, analizy przedwdrożeniowe zwracają się zwykle z nadwyżką.
Krok 3
Po określeniu stanu optymalnego i tego co Państwu da analizowane rozwiązanie, pozostanie już tylko oszacować ile będzie kosztować uzupełnienie ewentualnych braków w przyszłości.
Powyżej pisałem o wielkości długu wynikającego z wyboru tego czy innego systemu. Drugim ważnym czynnikiem wpływającym na dług technologiczny jest firma wdrożeniowa, z którą się Państwo zwiążą. Jeśli jej konsultanci będą potrafili dobrze zrozumieć Wasz biznes, wdrożą system tak, by był jak najbardziej do niego dopasowany. Dzięki świetnej znajomości systemu mogą też lepiej ocenić jak sprawdzi się w przypadku rozwoju wymagań oraz doradzić Państwu odpowiednią infrastrukturę. Inaczej mówiąc – zmniejszą Państwa dług technologiczny. Trzeba jednak pamiętać, że powyższe umiejętności buduje się zwykle latami, głównie poprzez wcześniejsze wdrożenia.
Myślę, że stojąc przed kolejnym wyborem z zakresu IT będą już Państwo świadomi, że łączy się on długiem technologicznym, który na dodatek będziecie w stanie dokładniej oszacować. A co jeśli decyzję macie za sobą i zdążyliście nieświadomie zaciągnąć dług?
Spokojnie – nie jesteście ani pierwsi, ani ostatni. Najlepiej od razu przejść do działania szacując dług według powyższych wskazówek. Należy jedynie odpowiednio zmodyfikować krok drugi, w którym określicie na ile obecny (a nie rozważany) stan odbiega od optimum.
Kontrola długu technologicznego
Po oszacowaniu, przed lub po fakcie, długu technologicznego nie można jeszcze usiąść wygodnie w fotelu z poczuciem dobrze spełnionego obowiązku i … zapomnieć o temacie. Dług trzeba na bieżąco monitorować, bo jeśli wymknie się spod kontroli, suma płaconych „odsetek” może przewyższyć wartość, którą firma buduje w innych obszarach swojej działalności. Jest to tym bardziej istotne, że wspomniane odsetki są zmienne w czasie (niemal jak raty kredytu we frankach).
To naturalne, że w firmie pojawiają się nowe wymagania – prezes chce analizować efektywność operacyjną pod innym kątem, albo okazuje się, że ktoś bezsensownie wykonuje ręcznie pracę, którą można zautomatyzować. Dlatego ważne jest bieżące monitorowanie potrzeb, najlepiej w formie jakichś okresowych audytów wewnętrznych.
Inną z przyczyn wspomnianej zmienności jest tzw. inflacja technologiczna. Można ją zdefiniować jako osłabienie wynikające z tego, że postęp technologiczny przewyższa posiadany system do tego stopnia, że staje się on nieodpowiedni dla danej branży lub firmy.
Wyobraźcie sobie Państwo, że Wasza konkurencja ma nowoczesne, zintegrowane systemy wraz z rozwiązaniami mobilnymi, a Wy działacie na kilku niepołączonych aplikacjach DOS-owych (DOS to ten system co był jeszcze przed Windows-em).
Nawet jeśli pracuje Wam się na nich dobrze, nieświadomie płacicie za to czego wasze rozwiązanie nie ma. Im większa luka do konkurencji, tym więcej utraconych korzyści, które moglibyście zyskać dzięki lepszemu systemowi.
Aby mieć to pod kontrolą, warto orientować się jakich systemów IT używa Państwa konkurencja, a także zapoznawać się najnowszymi rozwiązaniami jakie oferują producenci oprogramowania i analizować ich opłacalność.
Dług należy kontrolować także z innego powodu niż „odsetki”. Może on bowiem osiągnąć wielkość, przy której bardziej opłaca się wdrożyć nowy system, niż zoptymalizować dotychczasowy. Dzięki kontroli można to działanie odpowiednio zaplanować. W przeciwnym wypadku może się zdarzyć, że będą Państwo zmuszeni wymienić system w nieodpowiednim momencie i tempie, co odbije się negatywnie na Waszej działalności.
Ale kto to powinien robić?
Zarządzanie długiem technologicznym wymaga istotnych decyzji biznesowych. Powinno więc należeć do stałych obowiązków zarządu / właścicieli. Łączy się to z uświadamianiem pracowników i wypracowaniem odpowiednich zasad postępowania.
Jeśli chodzi o bieżącą kontrolę, to na pewno warto w nią włączyć osoby odpowiedzialne w firmie za IT. Powinny one być na bieżąco z nowymi funkcjonalnościami używanych w firmie systemów oraz ogólnie – rynkiem IT. Dochodzi jeszcze zbieranie informacji zwrotnej i potrzeb od użytkowników.
W zakresie kontroli ważną rolę do odegrania mają osoby odpowiedzialne za controlling. Z ich udziałem znacznie łatwiej jest „przełożyć” procesy na konkretne wartości finansowe (np. koszt pracy polegającej na powtórnym wprowadzaniu danych do systemu).
Na koniec nie można zapomnieć o pozostałych pracownikach, którzy powinni aktywnie współpracować na rzecz obecnych w firmie systemów m.in. zgłaszając pojawiające się potrzeby czy propozycje usprawnień.