Mając za sobą doświadczenie z ponad 700 projektów wdrożeniowych, głównie w zakresie systemów ERP (Enterprise Resource Planning), pokusiliśmy się o refleksję nad tym jak w przyszłości zaspokajać potrzeby naszych Klientów za pomocą rozwiązań IT. Refleksja ta doprowadziła nas do wniosków, którymi chciałbym się z Państwem w tym artykule podzielić. Dla większej jasności, zacznę od krótkiego przybliżenia rozwoju rozwiązań IT i systemów wchodzących w ich skład.
W momencie, gdy komputery pojawiły się w firmach, zazwyczaj poszczególne obszary ich działalności były obsługiwane przez systemy pochodzące od różnych producentów. Ilustruje to poniższa grafika, na której duży okrąg symbolizuje granicę typowego wtedy rozwiązania IT w firmie, a kolorowe koła – systemy wspierające konkretne obszary działalności.
Wspomniane systemy były zaprojektowane do konkretnych, specjalistycznych działań i zwykle dobrze je wspomagały. Z czasem jednak coraz trudniej było im zaspokoić rosnące wymagania użytkowników.
Jedną z głównych przyczyn była ograniczona możliwość integracji systemów w ramach firmy, ponieważ każdy z nich pracował na niezależnej bazie danych i nie „dzielił się” tymi danymi pozostałymi systemami. W konsekwencji ergonomia, czyli łatwość obsługi, była mniejsza niż dziś tego oczekujemy i użytkownicy poświęcali dużo czasu na wielokrotne wprowadzanie tych samych danych (np. przepisując je z zamówienia na fakturę).
W odpowiedzi na powyższe problemy producenci oprogramowania stworzyli systemy ERP. Często określa się je jako systemy zintegrowane, ponieważ moduły z których się składają wspierają różne obszary działalności firmy.
Dostęp wszystkich modułów systemu ERP do tych samych danych wyeliminował konieczność ich wielokrotnego wprowadzania, a to pozwoliło na oszczędzanie czasu i zmniejszanie ryzyka powstania błędów.
U podstaw tworzenia systemów ERP legło m.in. dostrzeżenie przez ich producentów, że pewne procesy w większości firm są wykonywane podobnie. Najczęściej wynika to z tego, że są one nieskomplikowane lub uregulowane przez prawo, czego dobrym przykładem jest księgowanie, odbywające się według pewnego zbioru zasad. Takie, w założeniu „typowe”, procesy nazwano procesami referencyjnymi.
Systemy ERP były doskonalone głównie we wspieraniu wspomnianych wyżej procesów referencyjnych, dzięki czemu wpisywały się w oczekiwania zarządów firm z różnych branż. Ta unifikacja zaczęła jednak wkraczać na obszary, gdzie firmy często budują swoją przewagę konkurencyjną, poprzez nieszablonowe podejście do pewnych działań. Tam najłatwiej jest odnaleźć drugą grupę procesów – indywidualne, a więc charakterystyczne dla konkretnej firmy.
Wspomniane uśrednienie potrzeb klientów przez producentów systemów ERP oraz to, że z biegiem lat systemy te stawały się do siebie coraz bardziej podobne, doprowadziło to do sytuacji, w której „wszyscy mają prawie to samo”. W konsekwencji samo posiadanie takiego systemu może już nie zapewnić firmie przewagi.
Wierzymy, że każda firma zasługuje na rozwiązanie IT, które pomoże jej skutecznie rywalizować na rynku. Kluczem jest według nas odpowiednie wskazanie procesów referencyjnych i indywidualnych, o co musi zadbać zarząd firmy.
U większości z kilkuset naszych Klientów układ procesów referencyjnych i indywidualnych był inny. Różne też były wspierające je systemy, w tym specjalistyczne, pisane na zamówienie. Jednocześnie nierzadko słyszeliśmy, że część z nich była dobrze oceniana przez użytkowników. W związku z tym coraz bardziej docierało do nas, że najlepiej jest zostawić w firmie to, co działa dobrze, a skupić się na obszarach, w których nasza pomoc jest najbardziej potrzebna. W ten właśnie sposób przyjęliśmy ideę ERP 2.0, przedstawioną na poniższej grafice.
Jej założeniem, w pewnym uproszczeniu, jest koncentracja na potrzebach Klienta poprzez dobranie takiego rozwiązania IT, którego jądrem jest sprawdzony system ERP obsługujący procesy referencyjne. Do wsparcia kluczowych procesów indywidualnych, z którymi system ERP sobie nie poradzi, dobierane są inne, specjalistyczne systemy – jak np. WMS, czy Workflow. Mogą one być gotowe lub pisane na zamówienie, pochodzić od jednego lub różnych producentów. Jednak muszą być na tyle elastyczne żeby podążać za zmianami procesów i móc obsłużyć potrzeby, które w firmie pojawią się dopiero za jakiś czas.
Przypuszczam, że zastanawiają się Państwo co na naszym schemacie reprezentują mniejsze, nie opisane kółka. Pomarańczowym kolorem oznaczyliśmy spotykane w firmach systemy pisane na zamówienie, które często obsługują tak specyficzne procesy, że nie istnieją wspierające je rozwiązania komercyjne. Niebieskie kółka reprezentują zewnętrzne bazy danych (np. tabela kursów walut NBP), z których dane pobierane są do systemów firmy.
Porównując grafikę obrazującą ideę ERP 2.0 z pierwszym schematem można początkowo odnieść wrażenie, że jest to krok w tył. Jednak rozwiązania wdrożone zgodnie z powyższą ideą różni przede wszystkim to, że po pierwsze, centralnym elementem jest system ERP. Po drugie, wszystkie systemy są ze sobą dobrze zintegrowane na etapie wdrożenia, przez co w zakresie wymiany danych nie widać różnicy względem kompleksowego rozwiązania IT, pochodzącego od jednego producenta. Uzyskujemy więc połączenie precyzji i skuteczności działania systemów ERP, z łatwością wspierania tych procesów biznesowych, które charakteryzują się dużą zmiennością. Tylko tak, w naszej ocenie, można w maksymalnym stopniu zaspokoić potrzeby informatyczne firm, zapewniając im łatwą komunikację z otoczeniem.
Zarządy firm, które planują wdrożenie nowego rozwiązania IT powinny pamiętać, że najczęstszymi powodami porażki w takich przedsięwzięciach są nieoptymalnie dobrane rozwiązanie i źle przeprowadzone wdrożenie.
Pierwszy powód wynika zwykle ze zbyt dużej liczby kompromisów, na które zarządy się godzą wybierając oprogramowanie od jednego producenta i próbując wspierać nim bardzo specyficzne procesy. Można tego uniknąć poprzedzając wdrożenie pogłębioną analizą przedwdrożeniową. Zwiększa to budżet projektu o kilka procent, a więc marginalnie, a niemal zawsze się zwraca i to często wielokrotnie. Może się bowiem przełożyć na oszczędności w kolejnych etapach oraz przynieść dodatkowe, wcześniej nie uwzględniane korzyści.
Co do drugiego powodu, to ważne jest nawiązanie współpracy z doświadczoną firmą doradczo-wdrożeniową, która z jednej strony pomoże rozróżnić procesy referencyjne i indywidualne, a z drugiej zapewni odpowiednią jakość integracji, co może być równie ważne jak wybór samego rozwiązania IT.
Jeśli jesteście Państwo zainteresowani ciekawymi opisami wdrożeń według idei ERP 2.0, zapraszam do działu „Case study” na naszej stronie, gdzie stopniowo będziemy publikować wybrane przykłady.