Trudno nie zgodzić się ze stwierdzeniem, że menadżerowie powinni podejmować decyzje uwzględniając aspekty ekonomiczne. Wybór systemu IT do firmy nie jest tu wyjątkiem. Jednak czy mogą, zupełnie nieświadomie, zaciągnąć w ten sposób dług, o którego istnieniu nie słyszała nawet spora część dyrektorów finansowych?
Chodzi o tzw. dług technologiczny (technical debt). Jako pierwszy tego terminu użył Ward Cunningham – programista będący pionierem programowania ekstremalnego i wzorców projektowych. W pierwotnej koncepcji chodziło o jakość kodu w aplikacjach, jednak z czasem przyjęło się też jej szersze rozumienie. To metaforyczne nawiązanie do długu finansowego pozwala m.in. łatwiej wyobrazić sobie skutki wyboru nieoptymalnego systemu informatycznego.
W branżowych publikacjach nie ma pełnej zgodności co wchodzi w skład długu. Osobiście najbardziej przemawia do mnie zdroworozsądkowe podejście, zgodnie z którym długiem określimy wszystko to co początkowo przynosi nam pewną korzyść, ale będzie nas „kosztować” do momentu „spłaty”. Koszty mogą mieć np. postać bezpośrednich wydatków pieniężnych, dodatkowej pracy, czy utraconych korzyści. Spłatą określa się tu wszystkie działania, które trzeba podjęć, by otrzymać rozwiązanie optymalne w długim terminie. Pora na przykład.
Załóżmy, że szybko rozwijająca się firma średniej wielkości szuka systemu do zarządzania. Po rozpoznaniu rynku i kilku spotkaniach z dostawcami zarząd widzi jak trudny stoi przed nim wybór. Paleta rozwiązań zaczyna się od prostych programów tworzonych przez kilku-kilkunastoosobowe firmy, a kończy na potężnych, korporacyjnych systemach ERP. Załóżmy, że kierując się minimalizacją kosztów wybiera pierwsze z nich, godząc się na utrudniony dostęp do danych i większą pracochłonność zadań (pracownicy będą mniej odciążani przez system).
Firma na wstępie mniej wydała, ale analogicznie do klasycznych odsetek przez jakiś okres będzie ponosić koszty niedopasowania systemu, np. w postaci:
- większych nakładów pracy,
- decyzji podejmowanych zbyt późno lub w oparciu o niedokładne dane,
- mniejszej efektywności wykorzystania zasobów,
- kosztów dodawania funkcjonalności, które nie zostały przewidziane.
Analogicznie do kredytu, kiedyś nadejdzie też czas spłaty samego „kapitału”, czyli wdrożenia kolejnego systemu, który będzie optymalny dla dalszego rozwoju. Firma odłożyła więc w czasie większy wydatek, który i tak będzie musiała ponieść.
Identyczne zasady wchodzą w grę przy podejmowaniu decyzji co do zakresu wdrożenia systemu ERP, gdzie możemy go ograniczyć do wybranych obszarów firmy. Dzięki mniejszemu zakresowi wdrożenie będzie tańsze i szybsze, jednak znów zapłacimy „odsetki” z tytułu nieoptymalnej efektywności w obszarach nieobjętych wdrożeniem, czy niedostatecznego przepływu informacji.
Rozwinięciem tego przykładu jest odkładanie decyzji o wdrożeniu. Firma oszczędza w tym wypadku cały, ewentualny budżet godząc się na regularne koszty braku systemu lub jego niedopasowania (np. utracone korzyści).
Podejmowanie decyzji
Kluczowe jest to, że jak z każdym długiem – może on być zaciągnięty w sposób przemyślany, gdzie po przeanalizowaniu wszystkich „za i przeciw” zapada decyzja, że wcześniejsza korzyść jest większa niż późniejszy koszt. Może być też lekkomyślny – na zasadzie „jakoś to będzie”.
Patrząc z innej perspektywy, można zaciągnąć dług świadomie lub nie zdając sobie z tego sprawy.
Typowe podejścia decydentów w obydwu wymiarach obrazuje poniższa macierz.
Wybór systemów wpływających na kluczowe procesy w firmie to decyzja strategiczna, a więc uwzględniająca dłuższy horyzont czasowy. Każdy kto chce dobrze zarządzać strategicznie powinien podejmować decyzję o wielkości długu technologicznego w sposób świadomy i przemyślany.
Jak pokazuje przykład z macierzy, nie ma sprzeczności między nieświadomym i jednocześnie przemyślanym długiem. Może to mieć miejsce gdy firma porządnie przygotuje się do wdrożenia, wybierze odpowiedni system i sprawdzonego dostawcę, ale po przetestowaniu wszystkich procesów w praktyce, okaże się, że można było coś zrobić lepiej. Tego długu niestety trudno uniknąć w 100%, ale można go minimalizować wybierając firmę wdrożeniową z dużym doświadczeniem oraz system, który sprawdził się już w danej branży, a do tego wykonując rzetelną analizę przedwdrożeniową i przygotowując odpowiednio swoich pracowników.
Podsumowując, gdy staje się przed wyborem systemu, należy pamiętać o tym, że KAŻDA decyzja dotycząca dowolnego elementu wdrożenia (systemu, infrastruktury, firmy wdrożeniowej, analizy) przekłada się na pieniądze. Oszczędność w jednym miejscu wiąże się z wyższymi kosztami w innym. Niezależnie co się ostatecznie wybierze, lepiej przeznaczyć na to trochę więcej czasu i zrobić to w sposób świadomy i przemyślany. Czasem nawet w rozwiązaniu tymczasowym nie ma nic złego, jeśli zapewni ono firmie taki rozwój, że bez trudu sfinansuje wdrożenie systemu optymalnego długoterminowo.
W kolejnym artykule rozwinę zagadnienia szacowania i bieżącej kontroli długu technologicznego.