W jednym z poprzednich artykułów opisywałem, wypracowane na przestrzeni ponad 10 lat, podejście Insoft Consulting do systemów informatycznych w firmie. Tym razem chciałbym podzielić się naszymi obserwacjami na temat najważniejszych decyzji, jakie stoją przed firmą rozważającą inwestycję w IT. Wskażę przy okazji najważniejsze kwestie, o których należy pamiętać podejmując te decyzje.

Najważniejszy jest cel

Decyzja o jakiejkolwiek inwestycji powinna być poprzedzona analizą i refleksją nad obecnym stanem konkretnego obszaru działalności firmy. Osoby zarządzające często naturalnie dostrzegają konieczność jakichś zmian, a w następstwie tego określają co chcą osiągnąć. Należy jednak pamiętać, że może to wymagać zarówno działań związanych z systemami informatycznymi, jak i z wewnętrzną organizacją. Dopiero takie rozróżnienie jest dobrą podstawą do sprecyzowania oczekiwań biznesowych wobec inwestycji w IT.

Modernizować czy wymieniać w całości?

Jest to zasadnicza decyzja, która determinuje wszystkie następne. Z naszego doświadczenia wynika, że bardzo rzadko niezbędna jest wymiana wszystkich systemów wchodzących w skład rozwiązania IT w firmie.

Zwykle bowiem część z tych systemów jest dobrze oceniana przez użytkowników i przede wszystkim jest im znana. Należy pamiętać, że każda zmiana w tym zakresie niesie za sobą pewne ryzyko dla działalności operacyjnej. Coś może nie zadziałać zgodnie z oczekiwaniami, pracownicy ucząc się pracują wolniej i popełniają więcej błędów. Nie ma też gwarancji, że efekty będą na tyle lepsze żeby inwestycja się zwróciła. Dlatego zwykle zalecamy wymianę jedynie tych elementów rozwiązania IT, które stanowią wąskie gardła utrudniające rozwój firmy.

Za przykład może posłużyć wdrożenie, które przeprowadziliśmy w firmie EkoWodrol. W trakcie spotkań ustaliliśmy, że używany przez nią m.in. do księgowości system (Symfonia) odpowiadał użytkownikom, którzy nie widzieli konieczności zmiany. Wspólnie postanowiliśmy więc go pozostawić. Firma potrzebowała jednak systemu, który wsparłby obieg pracy i dokumentów, a przede wszystkim zarządzanie projektami budowlanymi i serwisowymi. W tym celu zdecydowała się na wdrożenie i zintegrowanie Platformy Intense, dedykowanej do wsparcia takich obszarów.

Powyższy przykład pokazuje, że warto zawsze rozważyć przeprowadzenie pogłębionej analizy przedwdrożeniowej, która da merytoryczne podstawy do podjęcia decyzji o zakresie zmian. Dzięki odpowiedziom na wiele kluczowych pytań, powinna ona również znacznie zwiększyć korzyści z późniejszej inwestycji.

Procesy w centrum uwagi

Po określeniu zakresu zmian, można przejść do ustalenia charakteru każdego z nowych elementów rozwiązania IT. Mogą to być dodatkowe moduły systemu ERP lub systemy wyspecjalizowane.

Pierwsze z nich są na pewno tańsze i są od razu zintegrowane z resztą systemu ERP. Należy jednak pamiętać, że wspierają one zwykle podstawowe, niezbyt złożone procesy.

Systemy wyspecjalizowane koncentrują się na wspieraniu wąskiego obszaru działalności, np. zarządzaniu magazynem lub produkcją. Mogą być bardziej rozbudowane i elastyczne niż odpowiedzialne za to samo moduły systemów zintegrowanych, jakimi są systemy ERP. Większe możliwości wiążą się jednak zwykle z wyższym kosztem zakupu i wdrożenia takiego oprogramowania.

Przy podejmowaniu decyzji jakim systemem wesprzeć konkretny proces, warto odwołać się do jego specyfiki. Jeżeli jest on w miarę typowy i niezłożony, zwykle w zupełności wystarczy moduł systemu ERP. Jednak przy specyficznych potrzebach, kiedy proces jest indywidualny dla danej firmy, możliwości konfiguracyjne modułu systemu ERP mogą okazać się zbyt ograniczone. W takim wypadku bardziej odpowiedni będzie system wyspecjalizowany. Dobrym uzupełnieniem będzie porównanie kosztów i korzyści.

Nie należy się obawiać takiego łączenia różnych typów systemów. Jest to właściwie nieuniknione w przypadku większych firm z aspiracjami i warunkuje ich dobry rozwój. Stąd też w ostatnim czasie duża część naszych projektów wdrożeniowych przybiera właśnie taki charakter.

Przykładem jest jeden z naszych Klientów – firma OlTrans, zajmująca się wytwarzaniem i badaniami betonu. Jądro rozwiązania IT stanowi tam system Comarch ERP XL, który odpowiada za dość uniwersalne procesy jak księgowość i sprzedaż. Obsługa bardzo zindywidualizowanych zamówień (różne receptury produkcji), w tym obieg pracy i dokumentów, są wspierane przez Platformę Intense, która jednocześnie jest świetnym integratorem wszystkich systemów w firmie – zarówno ERP, jak i bardzo specyficznych jak to sterujące mieszalnikami na węźle betoniarskim.

System gotowy, czy stworzony na zamówienie?

Firmy stają przed tym dylematem głównie w kontekście systemów wyspecjalizowanych. Można powiedzieć, że i tym razem wybór będzie zależał od specyfiki procesów. Na podstawie doświadczenia z kilkuset projektów, o ile jest to możliwe, rekomendujemy wybieranie systemów gotowych.

Do ich zalet należy zaliczyć przede wszystkim to, że są tworzone przez producentów, którzy zazwyczaj dobrze znają się na konkretnej dziedzinie, a więc funkcjonalności systemów są dobrze przemyślane. Wdrożenie przebiega sprawnie, ponieważ systemy są dojrzałe i przetestowane w praktyce, a dodatkowo dostępny jest know-how z wcześniejszych projektów. Jeżeli wybierzemy sprawdzonego producenta, można liczyć na jego stałe wsparcie i aktualizacje, które m.in. poszerzą możliwości oprogramowania. Nie należy też zapominać o koszcie, który jest zwykle niższy niż w przypadku stworzenia od podstaw systemu o zbliżonych możliwościach. Mimo, że są to systemy gotowe, często charakteryzują się wystarczającą elastycznością, by zadowolić większość wymagających firm.

Może się oczywiście zdarzyć, że przedsiębiorstwo ma tak specyficzne procesy lub działa w tak niszowej branży, że gotowe systemy specjalistyczne nie istnieją lub po prostu się nie sprawdzają. Wtedy wiele firm myśli o zleceniu stworzenia systemu specjalnie dla nich.

Jeśli wykona go doświadczona firma, jest szansa, że będzie on dostosowany do potrzeb i nie będzie obciążony przez zbędne funkcjonalności. Warta podkreślenia jest swoboda dowolnego rozwoju i modyfikacji, bez czekania na uwzględnienie przez producenta pojawiających się potrzeb. W dłuższej perspektywie (a przecież w takiej użytkuje się system) wiąże się to jednak ze znacznie wyższymi kosztami i koniecznością oddelegowania zasobów aktywnie uczestniczących w rozwoju systemu.

Rozwiązania IT w firmach wspierają coraz większą część ich działalności. Odpowiednie dobranie i połączenie tych różnych systemów, bardziej niż kiedykolwiek wcześniej, decyduje o sukcesie rynkowym. Nic więc dziwnego, że podejmowanie decyzji inwestycyjnych w tym zakresie wymaga coraz większej wiedzy i wyczucia biznesowego.

Mam zatem nadzieję, że jeśli zastanawiacie się Państwo nad takim krokiem w niedalekiej przyszłości, zastosowanie powyższego podejścia ułatwi Wam dokonywanie niełatwych wyborów. W razie wątpliwości zachęcam do kontaktu z naszą firmą. Chętnie służymy wsparciem przy podejmowaniu takich decyzji.