O FIRMIE
Przedsiębiorstwo Handlu Zagranicznego Baltona S.A. jest firmą handlową, zajmującą się obsługą pasażerów na lotniskach międzynarodowych i przejściach granicznych w Polsce. Baltona jest jednym z największych operatorów stref wolnocłowych w Polsce. Prestiżową dziedziną działalności firmy jest zaopatrywanie polskich placówek dyplomatycznych za granicą oraz dyplomatów akredytowanych w Polsce. Siła marki i wysokie standardy jakościowe, potwierdzone certyfikatami ISO i HACCP, pozwalają spółce na współpracę z najbardziej wymagającymi klientami. Baltona jest również członkiem założycielem Akademii Marek – instytucji skupiającej polskie firmy o uznanej i potwierdzonej w procesie certyfikacji marce.
SYTUACJA BIZNESOWA
Do 2004 roku PHZ Baltona korzystała z 8 systemów informatycznych rozproszonych terytorialnie, które obsługiwały różne obszary działalności spółki. Rejestracja procesów w zróżnicowanym oprogramowaniu prowadziła do istnienia wielu kartotek towarów i klientów, często o różnych oznaczeniach dla tych samych zasobów. Z każdym rokiem takie rozwiązanie stawało się coraz bardziej uciążliwe oraz stopniowo obniżało wydajność firmy. Uwagę zwraca fakt, iż wiele obszarów i procesów biznesowych w firmie Baltona w ogóle nie była obsługiwana informatycznie. W szczególności kluczowy dla firmy proces zamawiania towarów u dostawców z niezbędną analizą istniejących zapasów i ich rotacji oraz zamówień w realizacji.
Rozproszenie informacji stawało się coraz bardziej uciążliwe. Rosło zapotrzebowanie na system zintegrowany, o bogatych funkcjonalnościach. Niezwykle ważne było także wdrożenie w przedsiębiorstwie rzetelnych rozwiązań analitycznych, które dostarczałby trafnych informacji o stanach magazynowych, wynikach sprzedażowych oraz zaległych płatnościach. Przy wyborze nowego systemu główny nacisk kładziony był na możliwości rozwiązań logistycznych, które pozwoliłyby na wsparcie zaopatrzenia sklepów oraz szerokie możliwości analityczne.” – mówi Vice Prezes Grażyna Dachniewska – Redes.
ROZWIĄZANIE
Potrzeba wprowadzenia nowoczesnych rozwiązań doprowadziła do współpracy z firmami Comarch S.A. i Insoft Consulting Sp. z o.o. Prowadzone analizy funkcjonowania PHZ Baltona doprowadziły do konkluzji, że przed wdrożeniem jakichkolwiek rozwiązań analitycznych musi nastąpić implementacja centralnego systemu ERP.
Spółka wybrała oprogramowanie Comarch ERP XL – polecone przez Insoft Consulting Sp. z o.o. Firmy już wcześniej ze sobą współpracowały – wieloletnia znajomość sprawiła, że potrzeby Baltony zostały szybko i dobrze rozpoznane, co pomogło wybrać odpowiednie rozwiązanie. Czynnikiem decydującym były sprawdzone funkcjonalności Comarch ERP XL wspierające działanie wielooddziałowych firm dystrybucyjnych. Obecnie Baltona wykorzystuje moduły: Sprzedaż, Zamówienia, Środki Trwałe, Import, Księgowość, Analizy, Controlling oraz Modelowanie Procesów. System jest użytkowany na 45 stanowiskach. Ponadto firmie PHZ Baltona Partner Comarch dostarczył niezbędne rozwiązania sprzętowe – platformę serwerową oraz infrastrukturę komunikacyjną, a do dziś zapewnia nadzór nad środowiskiem technicznym.
Comarch ERP XL został kompleksowo wdrożony przez Insoft Consulting Sp. z o.o. z Gdyni. Cały proces rozpoczął się od szczegółowej analizy funkcjonowania PHZ Baltona, która objęła kilkanaście oddziałów firmy, jak i każdy obszar działalności przedsiębiorstwa. Wiązała się z rozmowami z osobami odpowiedzialnymi za poszczególne działania w spółce i została zakończona projektem całego wdrożenia. Dalsze etapy obejmowały migrację danych i konfigurację systemu. Sam proces wdrożenia składał się z kilku etapów:
- I etap – wdrożenie obszarów logistycznych (listopad 2004 – marzec 2005),
- II etap – integracja Comarch ERP XL z systemami sprzedaży w wolnych obszarach celnych (marzec 2005 – czerwiec 2005),
- III etap – uruchomienie systemu w zaopatrzeniu statków i składach celnych (czerwiec 2005 – grudzień 2005),
- IV etap – wdrożenie systemu w sklepach ogólnodostępnych (styczeń 2006 – czerwiec 2006),
- V etap – uruchomienie księgowości (grudzień 2005 – czerwiec 2006),
- VI etap – uruchomienie Controllingu (luty 2007 – czerwiec 2007). Ostatni etap był poprzedzony dodatkowym badaniem potrzeb analitycznych.
Każdy etap wdrożenia kończył cykl szkoleń z zakresu oprogramowania. Wraz z rozwojem firmy, rozszerzaniem stosowanych rozwiązań i zatrudnianiem nowych pracowników Insoft Consulting świadczy usługi szkoleniowe dla kolejnych osób. Procesu wdrożenia systemu i integracji z pozostałymi aplikacjami użytkowanymi w Baltonie nie zakłóciła nawet, odbywająca się w międzyczasie, restrukturyzacja firmy (częściowa zmiana profilu działalności – m.in. rezygnacja z zaopatrywania statków). Całe wdrożenie stanowiło ogromne wyzwanie, na co składała się nie tylko duża ilość oddziałów i punktów sprzedaży Baltony, ale także jej rozproszona struktura, bardzo wiele zatrudnionych osób oraz ogromne potrzeby w zakresie wsparcia sprzedaży. Insoft Consulting podołał temu zadaniu, dzięki czemu system mógł zostać sprawnie uruchomiony w całym przedsiębiorstwie.
System poza standardowymi funkcjonalnościami daje szerokie możliwości jego rozwoju i dostosowania do indywidualnych potrzeb firmy. Insoft Consulting przygotował rozwiązania dodatkowe dedykowane dla Baltony. Wśród nich znalazły się analizy finansowe, mechanizmy zaawansowanej logistyki i raportowania w oparciu o widoki danych Comarch ERP XL. Najważniejsza była jednak integracja Comarch ERP XL z wysokospecjalistyczną aplikacją zewnętrzną – Halo, użytkowaną w sklepach Baltony na długo przed wdrożeniem Comarch ERP XL (niemożliwe było zastąpienie jej którymkolwiek z rozwiązań Comarch).
System Halo służy do obsługi sprzedaży w sklepach wolnocłowych. Prowadzi kartoteki towarowe, rejestruje cały obrót towarowy, obrót walutowy, posiada również funkcje lojalnościowe, ewidencje celną oraz szerokie możliwości raportowania. Dzięki otwartości na integrację systemu Comarch ERP XL obie aplikacje dobrze współpracują ze sobą, co umożliwia stały eksport danych z Halo do Comarch ERP XL, a tym samym dostarcza dane do prowadzenia księgowości oraz analiz. Obecnie stopniowo wszystkie sklepy ogólnodostępne, które wykorzystywały wcześniej do prowadzenia sprzedaży kasy rejestrujące, przechodzą na system obsługi detalicznej Halo – na bieżąco integrowany z Comarch ERP XL w każdym punkcie sprzedażowym. Cały ten proces funkcjonuje bardzo sprawie i zapewnia optymalizację działań logistycznych.
Dodatkowo przygotowano w systemie specjalny mechanizm wykorzystywany przez Dział Handlowy, który pozwala na analizy sprzedaży i zapasów w celu optymalizacji i rejestracji zamówień (wykorzystują codzienne dane rejestrowane w Comarch ERP XL spływające z systemu Halo). Jest to uzupełnienie modułu Controlling, który pozwala na prowadzenie szerokich i zaawansowanych analiz w wielu obszarach działalności firmy, jak: logistyka, gospodarka magazynowa, księgowość i płatności, a także oceniać koszty sprzedaży oraz wyniki operacyjne.
By zapewnić spółce jak najlepsze odzwierciedlenie potrzeb w systemie zostały stworzone rozwiązania wspierające zaopatrzenie sklepów. Zlikwidowano problem braku dostępu do danych, który istniał przy wcześniejszym oprogramowaniu. Dawniej informacje spływały w postaci wydruków, faxów, drogą telefoniczną, po czym były ręcznie przenoszone do arkusza Excel. Operacje te były bardzo pracochłonne i mogły prowadzić do błędów. Obecnie cały ten proces dzięki Comarch ERP XL jest zautomatyzowany, dokładniejszy i odbywa się znacznie szybciej.
Oprogramowanie Comarch ERP XL jest też w pełni wykorzystywane do prowadzenie księgowości PHZ Baltona przez zewnętrzne Biuro Rachunkowe. W systemie są rejestrowane i księgowane wszystkie zdarzenia gospodarcze jakie spływają do biura (częściowo w formie papierowej, a częściowo wprost z systemu dzięki połączeniu Online z serwerem Baltony).
Wraz ze zmianami zachodzącymi w Baltonie Insoft Consulting tworzy kolejne dedykowane rozwiązania dodatkowe do systemu Comarch ERP XL, a obecnie w ramach przygotowań do aktualizacji wersji oprogramowania odbywa się wymiana niezbędnych elementów środowiska technicznego, by Baltona mogła pracować przy wykorzystaniu najnowocześniejszych technologii informatycznych. Ponadto Partner Comarch, znając doskonale specyfikę funkcjonowania przedsiębiorstwa, udziela z powodzeniem stałego wsparcia merytorycznego w eksploatacji systemu Comarch ERP XL.
UZYSKANE KORZYŚCI
Projekt wdrożeniowy zakładał dwa główne cele, jakie ma zrealizować wdrożenie systemu ERP: integracja wszystkich wykorzystywanych systemów oraz ich ujednolicenie w poszczególnych oddziałach i punktach sprzedaży oraz wprowadzenie spójnego i jednolitego modelu działania placówek handlowych i współpracy z Comarch ERP XL. Oba te cele zostały osiągnięte, co przekłada się na usystematyzowanie i uproszczenie wielu procesów w Baltonie:
1. Procesy logistyczne
a) usprawnienie przepływu informacji pomiędzy centralą, a sklepami, dzięki integracji Comarch ERP XL z aplikacją zewnętrzną (wykorzystywaną w sklepach),
b) automatyzacja procesów logistycznych – dzięki zintegrowanemu systemowi dane nie muszą być ręcznie wprowadzane z różnych systemów,
c) lepsza obsługa Klienta, dzięki wsparciu zaopatrzenia sklepów i realizacji zamówień od dostawców,
d) optymalizacja i dokładna rejestracja zamówień.
2. Gospodarka magazynowa
a) usprawnione zarządzanie magazynem, dzięki możliwości określenia stanu magazynowego danego towaru we wszystkich placówkach firmy na dany moment oraz ocenie na ile dni wystarczy zapasów,
b) lepsze zaopatrzenie sklepów poprzez porównywanie zamówień poszczególnych oddziałów firmy .
3. Procesy finansowo – księgowe
a) przejrzysta księgowość, która została dostosowana do indywidualnych potrzeb firmy,
b) oszczędność czasu, dzięki jednorazowemu wprowadzaniu danych do systemu oraz stałej dostępności Online danych rejestrowanych w systemie.
4. Analizy
a) organizacja systemu sprawozdawczości i analiz w takich obszarach funkcjonalnych firmy jak sprzedaż, magazyny i zaopatrzenie oraz finanse,
b) usprawnienie bieżącego zarządzania operacyjnego poprzez dystrybucję najważniejszych danych do podejmowania decyzji operacyjnych i taktycznych,
c) dostarczenie danych przekrojowych do podejmowania decyzji w dłuższym horyzoncie czasowym,
d) możliwość tworzenia skomplikowanych raportów, dostosowanych do potrzeb klienta, zbieranych w jednym miejscu.
Ponadto system usprawnia ogólną komunikację wewnątrz firmy oraz zmniejsza czas i pracochłonność codziennych czynności.
ZAKRES WSPÓŁPRACY
Współpraca Insoft Consulting z firmą Baltona w zakresie:
- dostawy licencji oprogramowania Comarch ERP XL,
- dostawy platformy serwerowej Microsoft,
- kompleksowego wdrożenia systemu Comarch ERP XL (listopad 2004 – czerwiec 2007),
- doradztwa w zaresie budowy infrastruktury komunikacyjnej,
- szkoleń użytkowników,
- usług asysty Insoft Consulting.
Lokalizacje objęte wdrożeniem – centrala Warszawa kilkanaście oddziałów i sklepów pracujących w trybie on-line, łącznie 45 stanowisk.
RELACJE Z KLIENTEM
“Firma Insoft Consuling dostarczyła i profesjonalnie wdrożyła nam system, a także cały czas zapewnia nam wsparcie w jego użytkowaniu i rozwoju.” – mówi Grażyna Dachniewska – Redes, Vice Prezes Zarządu PHZ Baltona S.A.
Dane Klienta
PHZ Baltona S.A.
ul. Krasnobrodzka 5
03-214 Warszawa
www.baltona.pl
Tekst został przygotowany w 2008 roku.