Działalność firm transportowych i spedycyjnych łączy się z obsługą wielkiej liczby dokumentów. Co więcej, ich zbiór w obrębie poszczególnych zleceń może się znacznie różnić. Wynika to m.in. z różnych kombinacji transportu (np. lądowy, morski, multimodalny), procedur (krajowe, wewnątrzwspólnotowe, eksportowo-importowe), czy klientów. Z kolei wiele wariantów ofert wyliczanych w oparciu o zmienne kursy walut sprawia, że kontrola marży na zleceniach staje się dużym wyzwaniem. Jeśli do tego firma posiada kilka oddziałów, istotna staje się sprawna wymiana informacji między nimi.
Omawiana powyżej złożoność branży sprawia, że nie wszystkie firmy transportowe i spedycyjne mogą znaleźć system wspierający zarządzanie, który zaspokoi ich specyficzne potrzeby. Insoft Consulting znalazł dla swojego Klienta – firmy All Lines Logistics – rozwiązanie, które zmienia ten stan rzeczy.
O firmie
All Lines Logistics Sp. z o.o. świadczy usługi w zakresie spedycji międzynarodowej i krajowej, oferując klientom organizację transportu w dowolnej relacji geograficznej. Firma dba o jakość obsługi stawiając na kompetencje pracowników, zasady etyczne i nowoczesne narzędzia pracy. Jej kluczowymi usługami są:
- Spedycja morska – w zakresie morskich kontenerów pełnych (FCL), drobnicy skonteneryzowanej (LCL), a także drobnicy nieskonteneryzowanej.
- Spedycja lądowa – krajowy i międzynarodowy transport drogowy w powiązaniu ze spedycją morską kontenerów.
- Spedycja lotnicza – we współpracy ze sprawdzonym, wyspecjalizowanym partnerem.
- Dostawy ładunków ponadgabarytowych i Project Cargo.
- Logistyka magazynowa – wykonywana w oparciu o posiadaną powierzchnię magazynową na zapleczu gdyńskich terminali kontenerowych. W ramach obsługi magazynowej oferuje konfekcjonowanie, foliowanie, bindowanie, przepakowywanie, cross-docking, konsolidację, dekonsolidację, paletyzację, rozpaletyzowanie oraz wiele innych czynności uzależnionych od specyfiki ładunku.
- Agencja celna – oferująca pełen zakres odpraw celnych w oparciu o posiadane procedury uproszczone oraz złożone gwarancje w Izbie Celnej.
Poza siedzibą w Gdyni firma tworzy kolejne oddziały w lokalizacjach istotnych dla prowadzonej działalności. W chwili obecnej istnieją już one w Poznaniu i Szczecinie.
Potrzeby Klienta i zaproponowane rozwiązanie
Firma All Lines Logistics zwróciła się do Insoft Consulting w lipcu 2013 r. szukając kompleksowego wsparcia informatycznego swojej działalności. W toku analizy ustalono, że optymalne rozwiązanie IT powinno składać się z dwóch dobrze zintegrowanych systemów. Jądrem tego rozwiązania powinien być sprawdzony system Comarch ERP Optima, który stanowiłby wsparcie w zakresie typowych dla większości firm obszarów – księgowości oraz kadr i płac.
Pozostała działalność operacyjna, z racji specyfiki opisanej na wstępie oraz określonej złożoności, wymagała mniej standardowego podejścia. Należy pamiętać, że składają się na nią kluczowe obszary działalności firmy i w nich tak naprawdę kryje się największa możliwość uzyskania przewagi konkurencyjnej. Odpowiednie zmodelowanie i wsparcie tych procesów ma więc decydujące znaczenie dla sukcesu rynkowego.
Jak podkreśla Arkadiusz Miedziński, Prezes Insoft Consulting – „zarówno my, jak i Klient zyskaliśmy przekonanie, że zapewnić to może system typu BPM/Workflow, który z jednej strony będzie niezwykle elastyczny, a z drugiej umożliwi wysoki poziom automatyzacji powtarzalnych czynności. W związku z tym zaproponowaliśmy wdrożenie Platformy Intense, która wielokrotnie sprawdziła się w firmach, w których występuje duża liczba dokumentów i procedur”.
Ważną zaletą wyżej wymienionego systemu jest możliwość dostosowania go do rzeczywistych procesów w firmie. Można określać mi.in. przepływ pracy, wygląd dokumentów oraz działania i powiadomienia automatyczne. Dzięki temu system posiada dokładnie te funkcjonalności, które są w firmie potrzebne. Brak obciążenia zbędnymi możliwościami zapewnia szybsze działanie systemu oraz ułatwia pracę użytkownikom. Co więcej, Platforma Intense bardzo dobrze integruje się z systemem Comarch ERP Optima.
Dzięki takiemu połączeniu, wdrożone rozwiązanie IT ułatwia osiąganie korzyści na każdym z wymienionych poniżej etapów obsługi klienta.
Etap I. Tworzenie ofert i zleceń
Z racji dużej liczby klientów i częstej konieczności tworzenia wariantów ofert, był to jeden z najbardziej pracochłonnych obszarów działalności All Lines Logistics. Utworzenie oferty wymagało znalezienia w cennikach i tabelach kursowych informacji wsadowych, a następnie dokonywania szeregu wyliczeń, które na końcu, w formie oferty, były wysyłane do klienta.
Wdrożenie Platformy Intense pozwoliło na znaczne usprawnienie tego procesu dzięki następującym funkcjonalnościom:
Łatwiejsze tworzenie ofert i ich wariantów – oferta może być utworzona ręcznie, skopiowana z innej oferty lub wygenerowana z szablonu. W przypadku negocjacji z klientem handlowiec może z aktualnej oferty wygenerować wariant z przepisanymi wszystkimi polami. Zapewnia to oszczędność czasu, przejrzystość oraz budowanie historii ofertowania klienta.
Automatyczne pobieranie danych do oferty – dotyczy to np. kosztów transportu (z cenników), kursów walut i danych klienta. Znacznie skrócił się czas poświęcany na te czynności, a handlowcy mogą skupić się na ważniejszych kwestiach. Zmalało również ryzyko powstania błędów podczas przepisywania danych.
Automatyczne wyliczanie rentowności – podczas tworzenia oferty handlowiec widzi kwotowo i procentowo marżę na danej ofercie, z uwzględnieniem aktualnych kursów walut. Pozwala to na znacznie lepszą kontrolę wyników firmy i osiąganie założonych celów wartościowych.
Kontrola zadłużenia klientów – podczas próby wygenerowania zlecenia z oferty, Platforma Intense weryfikuje poziom zadłużenia klienta w systemie Comarch ERP Optima i ostrzega jeśli przekracza ono określony limit – przyznany kredyt kupiecki. Dzięki temu firma może skuteczniej kontrolować ryzyko wynikające z ewentualnych zatorów płatniczych.
Kontrola ważności licencji – na karcie przewoźnika znajduje się informacja o licencji. System pilnuje by kontrahent bez ważnego dokumentu nie mógł być powiązany z operacją spedycyjną. Zwiększa to bezpieczeństwo właściwego doboru wiarygodnych i odpowiednio zweryfikowanych przewoźników lądowych.
Etap II. Realizacja zleceń
Wspomniana na początku duża różnorodność procesów wpływa na pracochłonność realizacji zleceń. Różne konfiguracje elementów zlecenia oraz specyficzne dla każdej firmy metody pracy mogą stanowić trudność dla większości systemów, które z natury rzeczy muszą być w pewien sposób uniwersalne. Dzięki Platformie Intense realizacja zleceń staje znacznie prostsza, m.in. poprzez:
Dopasowywanie się procesów w systemie do rzeczywistej zawartości zlecenia – jeżeli np. na zleceniu pojawia się dodatkowo usługa spedycyjna na transport lądowy, system umożliwia generowanie operacji transportowej wprost z takiego zlecenia. Co więcej, procesy mogą być inicjowane przez różne zdarzenia, np. zlecenie spedycji lądowej może być poprzedzone zarówno ofertą dla klienta, jak i zapotrzebowaniem zgłoszonym przez dział spedycji morskiej. Dzięki temu system działa tak jak chce firma i nie ma potrzeby zmiany skutecznych metod pracy z powodu ograniczeń informatycznych. Platforma Intense za każdym razem udostępnia jedynie te działania na dokumentach, które są przypisane do danego typu zlecenia. Dzięki temu użytkownik jest niejako prowadzony przez cały proces i ma znacznie mniejszą szansę popełnienia błędu.
Wirtualne pogrupowanie dokumentów – system automatycznie tworzy wirtualne teczki spedycyjne zbierające wszystkie dokumenty związane z danym zleceniem (np. zapytanie, oferty, operacje, faktury). Teczki w wypadku firmy All Lines Logistics są dodatkowo rozróżnione na spedycję morską, spedycję lądową i logistykę magazynową. Taka organizacja dokumentów zapewnia duży porządek, szybki dostęp do każdego elementu zlecenia, a także kontrolę postępów w jego realizacji.
Automatyczne wiązanie dokumentów – użytkownicy nie muszą się martwić o podpinanie odpowiednich operacji spedycyjnych lub faktur sprzedaży do zleceń, ponieważ system robi to automatycznie.
Automatyczne przepisywane danych – jeżeli jakieś dane występują na jednym dokumencie, to na kolejne, powiązane dokumenty są one przepisywane przez system automatycznie. Oszczędza to czas użytkowników, którzy muszą wprowadzić dane tylko jednokrotne.
Zoptymalizowany obieg pracy i dokumentów – dzięki rozbudowanym uprawnieniom nadawanym automatycznie, użytkownicy widzą tylko te dokumenty, w których obiegu brali udział. Nadawanie uprawnień do teczek spedycyjnych jest niezwykle proste i ogranicza się do kilku kliknięć. Istnieje też możliwość przesyłania jednego dokumentu do wielu użytkowników, niezależnie czy pracują w głównym biurze, w magazynie czy w oddziale.
Możliwość pracy zdalnej – dostęp do informacji i dokumentów przez zarząd i handlowców jest możliwy niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. Pozwala to na lepsze wykorzystanie czasu pracy, zwłaszcza w przypadku osób bardziej mobilnych.
Odpowiednie wydruki – wydruki przygotowane zostały zgodnie z wzorami dostarczonymi przez All Lines Logistics. Dzięki temu pokazują wszystkie potrzebne dane w sposób, który najbardziej firmie odpowiada.
Etap III. Rozliczanie i raportowanie
Równie ważne jak sprawna realizacja zlecenia jest jego prawidłowe rozliczenie oraz analiza pozwalająca na doskonalenie działalności firmy. Również ten obszar został dostosowany zarówno do procesów w systemie, jak i konkretnych oczekiwań Klienta. Spośród wielu funkcjonalności warto tu wymienić np.:
Schematy rozliczeń – stworzono w systemie możliwości prowadzenia rozliczeń na podstawie pewnych informacji wyjściowych. Przykładowo, pozycje operacji spedycyjnej posiadają informację czy dotyczą całego transportu czy indywidualnego kontenera, co pozwala na zautomatyzowanie wyliczania kosztów. Z kolei w przypadku obsługi magazynowej dotyczącej spedycji morskiej, magazynier może wygenerować operację magazynową bezpośrednio ze zlecenia spedycyjnego. Dzięki temu możliwe jest rozliczenie usługi magazynowania jako elementu spedycji morskiej.
Zbiorcze rozliczanie – system umożliwia uwzględnienie większej liczby wybranych operacji spedycyjnych na jednej fakturze.
Automatyczną synchronizację – po wprowadzeniu w Platformie Intense kontrahentów, usług, czy też dokumentów (faktur i not księgowych), pojawiają się one automatycznie w systemie Comarch ERP Optima.
Księgowanie – wszystkie faktury wygenerowane w Platformie Intense są automatycznie księgowane w Comarch ERP Optima. System ten zapewnia duże bezpieczeństwo danych, a dzięki modułowi Business Intelligence także bardzo dobry dostęp do kluczowych informacji biznesowych.
Raportowanie (w przygotowaniu) – w oparciu o moduł ofertowania możliwe będzie przygotowanie raportów dotyczących między innymi skuteczności ofertowania, planowanej sprzedaży oraz wyników firmy. Zaplanowane raporty będą posiadały dużą dokładność. Zawierać będą np. informacje o wszystkich zleceniach spedycyjnych dotyczących konkretnego kraju / miasta / portu / terminalu.
Wdrożenie opisanego rozwiązania IT rozpoczęło się w sierpniu 2013 roku. Kluczowy etap został zakończony w lutym 2014 r. Po zgromadzeniu w systemie odpowiedniej liczy dokumentów nastąpi realizacja kolejnego etapu polegającego na wdrożeniu narzędzi do raportowania.
Dane Klienta
 |
All Lines Logistics Sp. z o.o. ul. Czechosłowacka 3 81-969 Gdynia www.alllineslogistics.pl |
Tekst został przygotowany w 2014 roku.