Efektywne zarządzanie majątkiem średniego i dużego przedsiębiorstwa to trudna sztuka, ale jej opanowanie bardzo się opłaca. W dzisiejszej rzeczywistości biznesowej nie jest to praktycznie możliwe bez profesjonalnego wsparcia ze strony rozwiązania IT. Pytanie kiedy wystarczy moduł „Środki trwałe” wykorzystywanego systemu ERP, a kiedy potrzebne jest wsparcie dedykowanego systemu klasy EAM do zarządzania majątkiem? Na to pytanie stara się odpowiedzieć w niniejszym artykule przedstawiciel jednego z naszych Partnerów – Ewa Ziemann – Starczewska, Manager ds. Marketingu firmy SmartMedia. Tym samym inicjujemy nowy zwyczaj publikowania na naszym blogu artykułów gościnnych.

Kompleksowość rozwiązań ERP opiera się dziś nie tylko na obsłudze wszystkich procesów zachodzących w organizacji, ale też na elastyczności w integracji z rozwiązaniami komplementarnymi. To w jakim kierunku będzie rozbudowywany system ERP zależy od indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa, które są diagnozowane w trakcie analizy przedwdrożeniowej.

Firmy posiadające dużą ilość składników majątku, zwłaszcza w rozproszonych geograficznie lokalizacjach, stają przed wyzwaniem odpowiedniego zarządzania posiadanymi aktywami, jak i rzetelnego przeprowadzenia procesu inwentaryzacji. Przy braku odpowiednich narzędzi prowadzenie tego typu działań może się okazać praco – i czasochłonne, a jednocześnie często opatrzone błędami.

Jednym z możliwych rozwiązań jest wsparcie systemu ERP przez dedykowany system do zarządzania majątkiem klasy EAM (Enterprise Asset Management), oparty na technologii kodów kreskowych.

Stanowi on uzupełnienie posiadanego systemu o zupełnie nowe funkcjonalności, przy zachowaniu pełnej integracji z wykorzystywanym programem finansowo – księgowym.

Poprawienie wydajności majątku trwałego, zwiększenie zwrotu z aktywów (ROA – Return on Assets), czy obniżenie kosztów dzięki eliminacji zbędnych zakupów to tylko niektóre korzyści, jakie można osiągnąć dzięki właściwemu wdrożeniu systemu do zarządzania majątkiem.

Większość systemów ERP jest oczywiście wyposażona w moduł lub funkcjonalność „środków trwałych” (osobny moduł lub fragment modułu księgowego), pozwalający na ewidencję składników majątku oraz generowanie odpowiednich dokumentów. I na tym jego rola na ogół się kończy, pomijając takie procesy jak dalsza obsługa aktywów i inwentaryzacja majątku. Pobieżne traktowanie dwóch ostatnich elementów często może przyczyniać się do niewłaściwego wykorzystania posiadanych środków trwałych i wyposażenia, przynosząc tym samym straty w przedsiębiorstwie.

Decyzja o wdrożeniu i wykorzystaniu systemu EAM, jako uzupełnienia posiadanego ERP, powinna przełożyć się na efektywniejsze wykorzystanie majątku. Staje się to możliwe dzięki prowadzeniu pełnej i dokładnej ewidencji składników majątku i ich wielościeżkowej amortyzacji (w nieograniczonej liczbie), a także rozbudowanym możliwościom w zakresie zarządzania majątkiem trwałym. Mowa tu o obsłudze takich procesów jak serwisowanie, czy wypożyczanie sprzętów wewnątrz organizacji. Dodatkowo możliwe jest śledzenie przebiegu eksploatacji i zakresu wykorzystania majątku, a także zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi oraz częściami serwisowymi. Niektóre z tych elementów są obsługiwane w systemie ERP, ale na ogół w bardzo ograniczonym zakresie.

W przypadku inwentaryzacji rola systemów ERP kończy się najczęściej na wydruku odpowiednich dokumentów, nie dając możliwości wsparcia przy prowadzeniu samego spisu z natury, który jest niezwykle ważnym procesem zwłaszcza w organizacjach, które posiadają dużą liczbę składników majątku. Dedykowane do tego procesu rozwiązania, takie jak systemy EAM, wspierają samo przeprowadzenie spisu poprzez wykorzystanie nowoczesnych technologii znakowania składników kodami kreskowymi lub RFID i ich odczyt przez przenośne czytniki danych (kolektory, smartfony). Rozwój technologii mobilnych pozwala oszczędzić czas na prowadzenie czynności wymaganych ustawowo, szczególnie, gdy mówimy o inwentaryzacji prowadzonej na dużej przestrzeni lub w odległych lokalizacjach.

Rozwiązania tego typu pozwalają na wygenerowanie etykiet na wszystkie składniki majątku, przygotowanie sprzętu, który sczytuje etykiety, przeprowadzenie spisu, a następnie przetworzenie wszystkich, zebranych podczas spisu, danych i wygenerowanie odpowiednich raportów. Na przykładzie jednego z takich rozwiązań (system STOCK), można ocenić, że wykorzystanie takich systemów pozwala skrócić czas poświęcany na inwentaryzację nawet o 83% (w zależności od wielkości majątku trwałego).

Wraz z oszczędnością czasu i zmniejszeniem liczby osób zaangażowanych w dokonywanie spisu, obniżają się koszty obsługi całego procesu inwentaryzacji. Wykorzystanie kodów kreskowych pozwala także wyeliminować znaczną ilość błędów, jakie pojawiają się przy spisach.

W połączeniu z systemem ERP i analizą finansowo – księgową otrzymujemy efektywne narzędzie dostarczające rzetelnej wiedzy na temat posiadanych aktywów oraz wspierające procesy zarządcze w organizacji.

Zakres wykorzystania systemu EAM jest oczywiście uzależniony od specyfiki działalności i dokładnych potrzeb firmy. W przypadku wspomnianego wcześniej programu STOCK, modułowa budowa pozwala na wybranie tylko tych funkcjonalności, które pozwolą zaspokoić pomijane do tej pory potrzeby organizacji. Wykorzystanie rozwiązań komplementarnych do posiadanego systemu ERP może się przełożyć na lepsze i pełniejsze wykorzystanie aktualnie użytkowanego systemu.

Ewa Ziemann – Starczewska
Manager ds. Marketingu
SmartMedia Sp. z o.o.

Ps. Jeżeli zainteresowała Państwa tematyka zarządzania majątkiem przedsiębiorstwa, poruszana w niniejszym artykule, zapraszamy do kontaktu z nami.