O FIRMIE

Biuro rachunkowe Alfin Sp. z o.o. istnieje na rynku od 2001r. Jest ono prowadzone przez osobę posiadającą wykształcenie wyższe o specjalności finanse  i rachunkowość, wieloletnie doświadczenie zawodowe na stanowiskach kierowniczych w dziedzinie finansów i rachunkowości, świadectwo kwalifikacyjne Ministerstwa Finansów RP, studia podyplomowe o specjalności doradztwo podatkowe. Biuro na stałe współpracuje z kilkoma specjalistami z rachunkowości, a także z doradcą podatkowym, z kancelarią adwokacką oraz informatykami. Biuro rachunkowe Alfin ofertę kieruje przede wszystkim do małych i średnich firm, w każdej formie organizacyjno – prawnej, dla których świadczy pełny zakres usług księgowych, rozliczeń podatkowych i rozliczeń z ZUS. Dużym firmom Biuro proponuje indywidualny zakres usług i indywidualne formy współpracy. Alfin świadczy m.in. usługi pełnej księgowości, doradztwo księgowe i finansowe, analizy ekonomiczno – finansowe, sporządzanie deklaracji podatkowych oraz rozliczeń z ZUS, czy też prowadzenie spraw kadrowo – płacowych.

SYTUACJA BIZNESOWA

Już na początku działalności Alfin dostrzegł, że jednym  z najważniejszych czynników wpływających na jakość świadczonych usług jest dokładność i terminowość. Stąd bardzo szybko pojawiła się potrzeba posiadania w firmie narzędzia, które zminimalizuje liczbę popełnianych błędów zarówno we wprowadzaniu jak i przetwarzaniu danych, a także zautomatyzuje przynajmniej część działań. Obie te funkcjonalności pozwolą zoptymalizować pracę Biura, a także znacząco polepszyć jakość obsługi Klientów. Przy większej ilości Klientów bardzo ważne jest, by pewne operacje były wykonywane seryjnie i poniekąd automatycznie, co jest możliwe tylko przy odpowiednio dobranym systemie wspomagającym pracę w księgowości, czy w biurze rachunkowym.

Jako firma doradcza, Alfin od początku rozważał posiadanie narzędzia do pełnych i rzetelnych analiz, co ułatwia nie tylko posiadanie twardej wiedzy o własnej firmie, ale także pozwala na prowadzenie profesjonalnego i trafnego konsultingu finansowego dla swoich Klientów.

W działalności płacowo – kadrowej biuro chciało uniknąć ograniczeń w wyliczaniu składników wynagrodzeń w zależności od różnych czynników, co znacznie utrudnia pracę. Chcąc być konkurencyjną na rynku, firma musiała zainwestować w rozwiązanie dające szerokie możliwości wyliczania wynagrodzeń, składek,  a także zintegrowane z najnowszymi wersjami programu Płatnik.

Otwierając działalność, biuro zakładało ciągły rozwój, zatem istotnym elementem było znalezienie oprogramowania, które będzie można rozwijać wraz ze wzrastającymi potrzebami. Poszukiwane było rozwiązanie nowoczesne, a jednocześnie nie obciążające budżetu firmy już na samym początku jej istnienia.

ROZWIĄZANIE

Biuro rachunkowe Alfin zdecydowało się na zakup systemu Comarch ERP Optima, poleconego przez Insoft Consulting Sp. z o.o. O takim wyborze przesądziło kilka czynników:

  • Comarch ERP Optima znacznie usprawnia prowadzenie wszelkich procesów księgowych oraz płacowo – kadrowych,
  • system posiada dedykowane rozwiązania dla biur rachunkowych,
  • program posiada szerokie możliwości analityczne, co jest niezwykle ważne w firmach doradczych takich jak Alfin,
  • oprogramowanie to jest w pełni zintegrowane co oznaczało zmniejszenie ilości czasu poświęconego na wprowadzanie danych.

Wdrożenie przeprowadzone było przez gdyńskiego Partnera Comarch – Insoft Consulting Sp. z o.o. Przebiegało ono sprawnie i szybko. Biuro rozpoczęło swoja pracę z systemem Comarch ERP Optima od stacjonarnej wersji Płac i Kadr, po czym dalsza rozbudowa oprogramowania dotyczyła już tylko wersji Online, która dla firmy była bardziej przystępna i dawała więcej korzyści.

Alfin najpierw zakupił moduły: Faktury, Księga Handlowa, Księga Podatkowa i Środki Trwałe, a następnie wraz z rozwojem działalności i zasobów ludzkich firmy dokupił: Biuro Rachunkowe, Księga Handlowa Plus, Kasa/Bank oraz Analizy. Rozbudowa była niezbędna do prowadzenia analiz oraz do umożliwienia wglądu Klientom w wykonywane przez biuro prace. Biuro rachunkowe pracujące w modelu usługowym (Comarch Online) może zaoferować swoim Klientom możliwość wglądu w dane księgowe z dowolnego miejsca i o dowolnej porze bez konieczności kontaktu z biurem (opcja Podgląd).

Ostatnim etapem rozbudowy było poszerzenie instalacji o Pulpit Menedżera, dzięki któremu zarówno właściciel, jak i klienci biura mają dostęp do podstawowych danych finansowych i nie tylko finansowych swojej firmy, zgromadzonych w systemie Comarch ERP Optima z dowolnego miejsca. Jest to ważny czynnik sprzyjający utrzymywaniu dobrych i stałych relacji z Klientami. Ponadto Pulpit Menedżera zastąpił opcję Podglądu w module Biuro Rachunkowe. Alfin bardzo chętnie korzysta z nowości jakie producent systemu wprowadza  do oprogramowania Comarch (ostatnio w/w Księga Handlowa Plus, czy Pulpit Menedżera). Wybierane rozwiązania sprawdzają się w biurze Alfin i sprzyjają rozwojowi działalności biura.

Biuro rachunkowe Alfin oferuje Klientom obsługę z wykorzystaniem internetowego systemu do prowadzenia księgowości. Korzystanie z Internetu daje możliwość zupełnie nowej jakości świadczonych usług oraz nowej jakości kontaktów biuro – klient, niezależnie od dzielącej ich odległości.

Dzięki współpracy z Insoft Consulting firma ma zapewnione nie tylko wsparcie merytoryczne w eksploatacji systemu Comarch ERP Optima, ale także dostęp do markowego sprzętu i oprogramowania. Ponadto partner Comarch przygotowuje niezbędne modyfikacje wydruków co sprawia, że Comarch ERP Optima jest oprogramowaniem doskonale dopasowanym do potrzeb biura.

UZYSKANE KORZYŚCI

Wdrożenie systemu Comarch ERP Optima Online przyniosło firmie Alfin szereg korzyści biznesowych.

Po pierwsze sam model Online wiąże się z wieloma profitami dla biura rachunkowego:

  • brak dużych inwestycji w oprogramowanie, a jednocześnie stabilny rozwój firmy (niższe koszty sprzętu, infrastruktury komputerowej i znaczna redukcja kosztów korzystania i utrzymania systemu komputerowego),
  • praca na zawsze aktualnej i najnowszej wersji oprogramowania,
  • dostęp do danych księgowych firmy z dowolnego miejsca o dowolnej porze dla biura oraz jego Klientów,
  • pełne bezpieczeństwo danych,
  • możliwość indywidualnej organizacji współpracy biura rachunkowego i Klienta, dostosowanej do konkretnej sytuacji i potrzeb.

Sam system znacznie usprawnia zarządzanie i zwiększa efektywności firmy. Przede wszystkim automatyzuje procesy wprowadzania oraz przetwarzania danych. Ponadto oprogramowanie wiąże się z lepszym funkcjonowaniem wielu procesów w biurze:

1.    Usprawnienie procesów księgowych poprzez możliwość:
a.    wykorzystywania schematów księgowych, automatycznych księgowań okresowych oraz narzędzi sprawdzających poprawność księgowań i dekretów,
b.    wykorzystania funkcji księgowań okresowych, wielopoziomowego planu kont, ewidencji dodatkowych, kontroli sald kont rozrachunkowych oraz kontroli wykonania budżetu,
c.    obsługi kont walutowych,
d.    automatycznego generowania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem i ewidencją środków trwałych,
e.    możliwość księgowania do bufora – (bufor stanowi wstępne ujęcie zapisów bez konieczności dokonywania korekt),
f.    możliwość walidowania dostępu do poszczególnych funkcji programu,
g.    wykonywanie operacji seryjnych jak np. obliczanie deklaracji, wydruki deklaracji.

2.    Usprawnienie współpracy z Klientami:
a.    rejestrowanie oraz analizowanie czasu pracy poświęconego na obróbkę danych poszczególnych Klientów,
b.    możliwość oglądania swoich danych i aktualnych rozliczeń przez Klientów dzięki Pulpitowi Menedżera,
c.    sprawdzenie etapów prac związanych z Klientami np. dostarczeniem czy zaksięgowaniem dokumentów.

3.    Usprawnienie obsługi Płac i Kadr:
a.    swoboda definiowania składników wynagrodzeń,
b.    dostępność aktualnych deklaracji podatkowych.

4.    Usprawnienie procesów analitycznych:
a.    możliwość prowadzenia wszelkich analiz na podstawie wszystkich zgromadzonych danych, co pozwala wydobyć istotne informacje na temat wskaźników finansowo – ekonomicznych,
b.    przejrzyste formy analiz (tabele i wykresy).

Ponadto bazy danych biura są teraz uporządkowane, a znalezienie konkretnych informacji związanych z Klientami jest bardzo proste – do dyspozycji biura są dogodne kryteria wyszukiwania, każdy Klient jest opisany z kartotece zgodnie z potrzebami firmy – co jest niezwykle ważne przy większej ilości Klientów.

ZAKRES WSPÓŁPRACY

Współpraca Insoft Consulting z firmą Alfin w zakresie:

  • dostawy licencji oprogramowania Comarch ERP Optima,
  • wdrożenia systemu Comarch ERP Optima..

RELACJE Z KLIENTEM

„Wspołpraca z Insoft Consulting trwa do dziś. W zależności od potrzeb spółka udziela nam wsparcia technicznego i merytorycznego w eksploatacji Comarch ERP Optima, dostarcza sprzęt komputerowy itp. Ze swojej strony deklarujemy chęć dalszej współpracy.” – poinformowała Bogumiła Kujawa, Prezes Alfin Sp. z o.o.

Dane Klienta

Alfin Sp. z o.o.
ul. I Armii Wojska Polskiego 13 p.225
81-383 Gdynia
www.alfin.pl

Tekst został przygotowany w 2008 roku.