O FIRMIE

Staples Inc. jest największym na świecie przedsiębiorstwem zajmującym się dostawą rozwiązań biurowych. Istnieje od 1986 roku i dziś jest obecna w 26 krajach, w których posiada łącznie 104 centra realizacji. Tak duża skala działalności przekłada się na roczną sprzedaż w wysokości ok. 25 mld USD. Staples Polska Sp. z o.o. jest jednym z oddziałów w ramach Staples Advantage, kanału B2B realizującego zindywidualizowane programy dla przedsiębiorstw zatrudniających od 20 pracowników wzwyż.

Asortyment Staples Polska obejmuje ponad 8000 artykułów. Spółka ma siedem oddziałów: w Gdańsku, Bydgoszczy, Poznaniu, Warszawie, Krakowie, Wrocławiu i Katowicach. Zatrudnia ok. 80 osób, obsługuje ponad 1000 klientów i współpracuje z grupą kilkuset dostawców.

SYTUACJA BIZNESOWA

Współpraca z Insoft Consulting Sp. z o.o. rozpoczęła się jeszcze w 2004 roku, w ramach Corporate Express Polska Sp. z o.o. – oddziału międzynarodowego koncernu, który w 2008 roku został przejęty przez Staples Inc. Wtedy to spółka Corporate Express Polska stanęła przed wyborem odpowiedniego systemu klasy ERP, który wspomógłby realizację strategii rozwoju przedsiębiorstwa.

Pod koniec 2003 roku zdecydowaliśmy się na zakup nowoczesnego systemu informatycznego, który miał wspomóc nas w realizowaniu ambitnych zadań wzrostu sprzedaży poprawy kontrolingu finansowego oraz podwyższenia jakości usług oferowanych Klientom” –  mówi Piotr Kiszkis, Dyrektor Staples Polska.

Przedsiębiorstwo postawiło sobie za cel automatyzację procesów biznesowych poprzez wdrożenie zintegrowanego systemu do zarządzania klasy ERP, mając na względzie:

  • rozwiązanie dedykowane do obsługi firmy z branży dystrybucyjnej,
  • płynną pracę w strukturze rozproszonej,
  • dostępność narzędzi raportujących i analitycznych,
  • prezentację kontrahentom wybranych danych z systemu  poprzez stronę www.

ROZWIĄZANIE

Po dokonaniu, wspólnie z Insoft Consuling, gruntownej analizy potrzeb, ustalono zakres rozwiązań, które zapewnią wystarczającą elastyczność i wsparcie dla strategii wzrostu przedsiębiorstwa w długim okresie. Objął on:

  • dostawę licencji oprogramowania Comarch ERP XL,
  • kompleksowe wdrożenie systemu Comarch ERP XL,
  • migrację danych z poprzedniego systemu,
  • szkolenia pracowników w zakresie systemu Comarch ERP XL,
  • dostawę platformy serwerowej Microsoft,
  • dostawę serwerów IBM,
  • doradztwo w zakresie budowy infrastruktury komunikacyjnej.

Uzgodniono, że zakres funkcjonalny wdrożenia obejmie następujące obszary: zamówienia, sprzedaż, CRM, kadry i płace, środki trwałe, finanse i księgowość oraz controlling.

Przeprowadzono analizę wszystkich procesów oraz sposobu ich odzwierciedlenia w systemie. Następnie, w lutym 2004 roku, rozpoczęły się właściwe prace wdrożeniowe. W ramach tego etapu projektu przeprowadzono instalację, konfigurację oraz migrację danych z poprzedniego systemu zgodnie z potrzebami Klienta.

System został uruchomiony w czerwcu 2004 roku. Wdrożenie, będące wyzwaniem z powodu 5 lokalizacji i 35 stanowisk, zakończyło się więc w zaledwie kilka miesięcy. Nie oznaczało to jednak końca współpracy, która nabrała charakteru długoterminowego i trwa już ponad 9 lat. Elastyczność Comach ERP XL pozwoliła nie tylko na niezakłócony, znaczny wzrost przedsiębiorstwa, ale również umożliwiła jego dostosowanie do nowych standardów korporacyjnych po przejęciu przez Staples Inc.

By to osiągnąć Insoft Consulting wprowadził szereg rozwiązań dodatkowych, wspomagających pracę przedsiębiorstwa, takich jak:

  • integracja z jednym z najbardziej rozbudowanych systemów do obsługi magazynów wysokiego składowania – LM7 – który jest dedykowany dla tej branży i używany we wszystkich europejskich oddziałach Staples,
  • rozwiązania wspierające zamówienia kierowane do dostawców,
  • rozwiązanie umożliwiające zaawansowaną obsługę gratisów dołączanych do zamówień,
  • stworzenie dedykowanego rozwiązania, które pozwala na rozbudowane kojarzenie dokumentów magazynowych PZ (Przyjęcie Zewnętrzne) z fakturami,
  • raportowanie w oparciu o widoki danych Comarch ERP XL z wykorzystaniem tabel przestawnych MS EXCEL,
  • integracja z systemem awizacji firmy kurierskiej,
  • przygotowanie aplikacji wspierającej zaopatrzenie, co ułatwia optymalizację stanu zapasów i rotację towarów na magazynie,
  • integracja w zakresie EDI (Elektroniczna Wymiana Dokumentów),
  • integracja systemu z korporacyjnym rozwiązaniem B2B – Staples WebShop – umożliwiającym dokonywanie szybkich zamówień przez Klientów poprzez internetową platformę zakupową przedsiębiorstwa.

W ramach dalszego rozwoju Staples Polska rozważa wykorzystanie możliwości łatwej integracji Comarch ERP XL z innymi systemami np. w celu wprowadzenia rozwiązania typu Business Intelligence.

UZYSKANE KORZYŚCI

Najważniejszą, ogólną korzyścią w ramach ponad 9-letniej współpracy jest zapewnienie Klientowi takiej elastyczności, która pomagała mu w osiągnięciu znacznego wzrostu, a także umożliwia dalsze integracje z wieloma systemami, w tym korporacyjnymi rozwiązaniami Staples Inc.. Widać to chociażby na podstawie dwóch poniższych wskaźników.

2004 2012 Zmiana
Liczba dokumentów przetwarzanych rocznie w systemie  42 268  286 190  677%
 Liczba użytkowników systemu  35  60  171%

Przykładowe korzyści z wdrożenia Comarch ERP XL przedstawiały się następująco:
1. Kontrola nad pracą oddziałów
a) poprawiono przepływ informacji pomiędzy oddziałami a centralą poprzez bieżącą rejestrację wszystkich zdarzeń gospodarczych,
b) zapewniono dostęp do aktualnych danych o kontrahentach, rozliczeniach, towarach, stanach magazynowych i wielkości sprzedaży,
c) scentralizowano zarządzanie cenami sprzedaży i promocjami we wszystkich oddziałach.

2. Logistyka
a) odzwierciedlono w systemie cały proces logistyczny Spółki w zakresie zakupów i dystrybucji,
b) usprawniono proces rejestrowania zamówień przez odbiorców (odbywa się głównie poprzez stronę www),
c) umożliwiono elektroniczną wymianę dokumentów z dostawcami i odbiorcami.

3. Magazyn
a) zredukowano koszty poprzez skrócenie okresu zalegania towarów na magazynach,
b) bardziej zaawansowane funkcje systemu umożliwiły realizację specyficznych zamówień, których obsługa była wcześniej utrudniona.

4. Księgowość
a) wprowadzono automatyczne fakturowanie,
b) uproszczono procesy księgowe,
c) przyspieszono rejestrację dokumentów.

5. Administracja systemem
a) scentralizowano administrację systemem (bez konieczności wizyt we wszystkich oddziałach firmy),
b) umożliwiono zdalną pomoc użytkownikom systemu w odległych placówkach, co było szczególnie ważne w początkowym okresie pracy w systemie Comarch ERP XL.

ZAKRES WSPÓŁPRACY

Współpraca Insoft Consulting z firmą Staples Polska w zakresie:

  • dostawy licencji oprogramowania Comarch ERP XL,
  • kompleksowego wdrożenia systemu Comarch ERP XL (luty 2004 -czerwiec 2004),
  • migracji danych z poprzedniego systemu,
  • szkoleń użytkowników,
  • dostawy infrastruktury IT – serwery IBM, platforma serwerowa Microsoft,
  • doradztwa w zakresie budowy infrastruktry komunikacyjnej,
  • usług asysty Insoft Consulting.

Lokalizacje objęte wdrożeniem – centrala i 5 oddziałów, łącznie 35 stanowisk, których w 2012 roku było już 60.

Rozwiązania dodatkowe

  • zaawansowana logistyka – wsparcie w zakresie zamówień do dostawców i integracja z systemem LM7,
  • raportowanie w oparciu o widoki danych Comarch ERP XL – tabele przestawne MS Excel,
  • funkcje księgowe Comarch ERP XL – dodatek MS Excel,
  • integracja w zakresie EDI
  • moduł Import – automatyzacja procesów magazynowo – księgowych i zmniejszenie liczby błędów.

RELACJE Z KLIENTEM

„Comarch ERP XL jest dobrym produktem i stanowi właściwy wybór dla firm dystrybucyjnych. Polecić możemy również firmę Insoft Consulting jako rzetelnego partnera, na którym można polegać w każdej sytuacji.” – powiedział Piotr Kiszkis, Dyrektor Staples Polska Sp. z o.o.

Dane Klienta

Staples Polska Sp.z.o.o (dawniej Corporate Express Polska Sp. z o.o.)
ul. Bysewska 18
80-298 Gdańsk
www.staplesadvantage.pl

Tekst został przygotowany w kwietniu 2013 roku.